Agence de communication : trésorerie et impayés, pourquoi ça coince

L'agence finance ses clients

Une agence de communication avance presque tout : les heures de l'équipe, les indépendants qu'elle paie à 30 jours, parfois les achats pour le compte du client. Le client, lui, a un circuit de validation, un service achats, un cycle de paiement. Plus il est gros, plus il paie tard. Et plus vous avez peur de le relancer, parce que c'est lui qui fait votre année.

Résultat : des factures de disons 15 000 € qui dorment trois mois, et une paie du 28 qui dépend d'un virement que personne n'a réclamé. Si plus de 20 000 € ont plus de 2 mois, vous êtes dans l'un des 3 signes que la série Remplaçables regarde en premier.

Pourquoi la relance ne part pas

Parce que c'est vous qui avez vendu la campagne. Parce que la relation client est « votre » ligne. Parce qu'entre le brief du matin, la présentation de l'après-midi et la créa à relire le soir, la relance est toujours la dernière chose de la liste. Et parce que personne d'autre dans l'agence n'a le droit de parler d'argent à un client.

Le problème n'est pas le client. C'est que la relance est une ligne de votre compteur. Une agence qui dépend de son fondateur a toujours ce symptôme.

Le calendrier en 3 temps

Le soir même

La balance âgée imprimée. Chaque facture de plus de 30 jours reçoit un message court : le numéro, le montant, la date d'échéance, la référence du bon de commande. Une phrase, factuelle. Pas de reproche, pas d'excuse.

J+5

Même message, avec la date du prochain rappel. C'est souvent là que le service comptable du client découvre que la facture n'a jamais été transmise en interne.

J+15

Un appel, pas au contact habituel mais à la comptabilité. La question : « Manque-t-il un document pour le règlement ? » Au-delà, des recours existent ; c'est un professionnel (avocat, expert-comptable) qui vous dira ce qui convient à votre cas et à quel moment.

Sortir la relance de votre tête

Sur une feuille d'1 page : « relancer les factures », un prénom, un montant maximum pour accorder un délai. « Accepter un nouveau brief d'un client en retard de paiement » : un prénom, un plafond d'encours. En bas : « si tu te trompes, je couvre ». 2 signatures. Affichée dans l'open space, pas dans un dossier partagé que personne n'ouvre.

1. Une machine envoie la première relance la nuit, à partir de la balance âgée.
2. Le prénom lit les réponses le matin et traite les cas particuliers.
3. Une machine tient la trésorerie à 13 semaines, indépendants compris.
4. Le vendredi, 20 minutes : la paie du 28, le compteur, l'erreur de la semaine, la reprise, la ligne suivante.

Jamais une machine avant une permission. Une relance automatique envoyée à un client que personne n'a le droit d'appeler ensuite ne produit que des mails sans réponse. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90, dans des entreprises de 5 à 30 personnes ; vous pouvez candidater.

L'acompte que vous n'osez pas demander

Vous avez une règle d'acompte. Vous ne l'appliquez pas aux gros clients. Donnez la règle à quelqu'un d'autre : « acompte à la signature, solde à la livraison », un prénom, un montant au-dessus duquel il faut votre signature. Vous ne la négocierez plus à chaque fois, et vous ne serez plus le seul à y renoncer. Si la trésorerie est déjà tendue au point que les cotisations ou les indépendants attendent, il existe des procédures pour échelonner ou se protéger ; c'est un professionnel (expert-comptable, avocat, mandataire) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas. Une société d'événementiel vit la même chose, en plus concentré.

Ce soir, un seul message

Ouvrez la plus ancienne facture non réglée. Trois lignes : le numéro, le montant, la date. Envoyez-la à la comptabilité du client, pas au contact habituel. Puis écrivez sur un post-it le prénom de la personne qui enverra la suivante.