Société d'événementiel : trésorerie, acomptes et l'argent qui arrive après
Vous louez la salle, réservez le traiteur, payez les techniciens, montez la scène. L'événement est réussi. Et le solde arrive six semaines plus tard, disons, après « validation interne ». Pendant ce temps, vous avez tout avancé. Vous êtes aussi la seule personne qui fait les devis, négocie, coordonne et relance. « Société d'événementiel trésorerie acomptes » : voici comment sécuriser l'argent avant la fête et sortir la relance de votre liste.
Le métier qui finance les fêtes des autres
Une société d'événementiel de disons 9 personnes avance presque tout : la location, les prestataires, les techniciens, les déplacements, parfois le traiteur. Le client, une entreprise, une collectivité, une agence, paie un acompte s'il y pense, et le solde après l'événement, au rythme de son service comptable. Entre les deux, vous payez les salaires le 28 et les prestataires à 30 jours.
Et parce que c'est vous qui avez vendu l'événement, vous qui étiez sur place à 2 heures du matin pour le démontage, vous qui irez chercher le prochain, c'est vous qui n'osez pas relancer. La facture attend. Les prestataires, eux, n'attendent pas.
Les 3 signes, version coulisses
- La paie du 28 est payée avec l'acompte de l'événement suivant : vous financez le passé avec l'avenir.
- Plus de 20 000 € dehors depuis plus de 2 mois : des événements réussis, facturés, jamais réglés parce qu'un bon de commande n'a pas suivi.
- Malade une semaine : qui fait le devis, qui coordonne les prestataires du prochain événement, qui répond au client qui veut changer la date ?
Sécuriser l'argent avant la fête
La règle d'acompte, écrite et confiée
Vous avez une règle : un acompte à la signature, un second avant l'événement, le solde à la livraison. Vous ne l'appliquez pas aux clients qui « font votre année ». Donnez la règle à quelqu'un d'autre. Sur la feuille d'1 page : « vérifier l'acompte avant d'engager un prestataire », un prénom, un montant au-dessus duquel il faut votre signature. Vous ne la négocierez plus à chaque fois.
Le calendrier de relance
Le soir même, un message par facture de plus de 30 jours : le numéro, l'événement, le montant, la date d'échéance. Puis J+5, avec la date du prochain rappel. Puis J+15, un appel à la comptabilité du client, pas au contact habituel. Un traiteur relance les mêmes clients de la même manière.
La trésorerie à 13 semaines
Une ligne par semaine : les salaires, les prestataires engagés avec leur date de paiement, les acomptes et soldes attendus à leur date réelle. Remplie le vendredi en 20 minutes. Elle vous dit six semaines avant si vous pouvez engager le prochain événement sans l'acompte.
Sortir le dossier de votre tête
La feuille d'1 page continue : le devis d'un événement courant, un chef de projet, jusqu'à disons 15 000 €, avec une grille de coûts écrite. La coordination des prestataires le jour J : le chef de projet, pas vous. Le geste commercial : un prénom, un plafond. La relance : un prénom. En bas : « si tu te trompes, je couvre ». 2 signatures. Affichée.
- Une machine qui relance la nuit, à partir de la balance âgée.
- Une machine qui trie les demandes et sort celles qui ont un budget écrit.
- Une machine qui prépare le brouillon de devis à partir de la grille.
- Une machine qui tient les 13 semaines, prestataires compris.
Jamais une machine avant une permission : tant que le chef de projet n'a pas le droit d'envoyer le devis, le brouillon ne sert à rien. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90, dans des entreprises de 5 à 30 personnes. Rien n'est rejoué, et l'entreprise peut échouer. Vous pouvez candidater. Une agence de communication est souvent votre cliente, et elle attend elle-même d'être payée.
Les 90 jours : le client qui veut vous voir sur place
Chaque vendredi, 5 questions : la paie du 28, le compteur, l'erreur de la semaine, la reprise, la ligne suivante. Vers J60, le test de 7 jours casse presque toujours le cinquième jour, sur un client qui veut que ce soit vous au micro le jour J. Il entre dans vos 3 plus gros clients, que vous gardez. Les autres événements sont tenus par les chefs de projet. J90, le compteur publié, disons 23 → 7. Si les prestataires menacent ou si les cotisations ont pris du retard, il existe des procédures pour négocier ou se protéger ; c'est un professionnel (expert-comptable, avocat, mandataire) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.
Ce soir, un acompte
Ouvrez le prochain devis signé sans acompte versé. Écrivez trois lignes au client : le montant de l'acompte, la date, le moyen de payer. Envoyez. Puis écrivez sur une feuille le prénom de la personne qui vérifiera le suivant avant d'engager le premier prestataire.
