Embaucher ou mieux organiser ? La question à poser avant de recruter

Le recrutement qui ajoute une file d'attente

Disons une boîte de 8. Le fondateur n'en peut plus. Il embauche une 9e personne, compétente, motivée. Trois semaines plus tard, elle a compris la règle de la maison : on ne décide pas sans lui. Elle fait comme les autres. Elle attend. Le fondateur a désormais 9 personnes qui attendent au lieu de 8, et une paie de plus à sortir le 28.

Ce n'est pas la recrue qui a échoué. C'est que le goulot n'était pas un manque de bras. C'était un excès de lignes qui passent par une seule tête.

Le test avant de publier l'offre

Comptez. Combien de lignes passent par vous aujourd'hui ? Devis, prix, achats, plannings, réponses clients, relances, congés, fournisseurs. Soyez honnête. Disons 23.

Puis posez-vous la question : parmi ces 23 lignes, combien la nouvelle recrue pourra-t-elle décider seule, sans vous demander ? Si la réponse est « aucune pour l'instant, on verra avec le temps », vous n'embauchez pas un renfort. Vous embauchez un demandeur de plus.

Si en revanche vous pouvez écrire aujourd'hui 3 ou 4 lignes qu'elle aura le droit de trancher, avec un montant et une couverture, alors l'embauche a une chance de soulager.

Ce qu'il faut régler avant

Faire descendre les lignes existantes

Avant d'ajouter une personne, donnez à celles qui sont déjà là. Une feuille A4 par ligne : tâche, prénom, montant maximum, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée. Vous découvrirez souvent que 5 ou 6 lignes descendent en un mois, et que le besoin d'embaucher change de nature. Le mode d'emploi : donner le droit de décider par écrit.

Mettre des machines sur les corvées

Une partie de ce qui vous déborde n'est pas de la décision. C'est de la corvée : relancer les factures, trier les mails, préparer des brouillons de devis, tenir la trésorerie à 13 semaines. Une machine qui relance la nuit ne remplace pas une personne. Elle enlève la corvée que vous auriez donnée à la recrue. Et jamais une machine avant une permission : d'abord on décide qui a le droit, ensuite on équipe.

Savoir ce que vous gardez

7 lignes ne descendent pas, quelle que soit la taille de l'équipe : les prix, les 3 plus gros clients, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines, le cap à 1 an, le dernier recours. Embaucher est l'une d'elles. C'est vous qui décidez. Mais décidez après le test, pas avant.

Quand embaucher est la bonne réponse

Elle l'est parfois. Quand les lignes sont descendues, que les corvées sont sur des machines, et que le travail déborde encore. Là, la recrue arrive dans une maison où l'on a le droit de décider. Elle reçoit sa feuille la première semaine. Elle ne vient pas attendre. Elle vient porter.

Et elle est embauchée pour un travail précis, pas pour « absorber ». Vous savez quelles lignes elle prendra, à quel seuil. L'article nommer un référent dans une petite équipe décrit un cas voisin : quand la réponse n'est pas une personne de plus, mais une personne de l'équipe qui monte.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le compteur de lignes avant toute embauche, et ce qu'il devient quand on donne d'abord. Si votre entreprise compte entre 5 et 30 personnes, vous pouvez candidater.

• Le compteur est à disons 23 : organisez d'abord.
• Le compteur est descendu, les corvées sont sur des machines, ça déborde encore : embauchez.
• Dans les deux cas, la recrue reçoit une feuille la première semaine.

Ce soir : la fiche de poste à l'envers

Vous aviez peut-être commencé à écrire l'offre. Mettez-la de côté. Sur une feuille, écrivez les 3 lignes que la recrue aurait le droit de décider seule dès la première semaine, avec un montant. Si vous n'arrivez pas à en écrire 3, ce n'est pas une offre qu'il faut rédiger. C'est une feuille de permission pour quelqu'un qui est déjà là.