Bureau d'études : tout passe par le fondateur, du chiffrage à la relance
Vous chiffrez chaque affaire parce que vous seul connaissez le temps que prend une étude. Vous relisez chaque livrable. Vous relancez les maîtres d'ouvrage qui règlent à 60 ou 90 jours, disons, quand vous y pensez entre deux réunions de chantier. Le bureau a disons 11 personnes et un seul goulot. « Bureau d'études tout passe par le fondateur » : voici comment compter, confier et mesurer, sans rendre un seul livrable en retard.
Un métier de temps vendu à l'avance
Un bureau d'études vend des heures qu'il n'a pas encore passées, à un prix fixé avant de connaître les surprises. Le chiffrage est donc le cœur du métier, et il est presque toujours dans la tête d'une personne : le fondateur. Il connaît les pièges, les clients qui changent d'avis, les dossiers qui s'allongent. Alors personne d'autre ne chiffre. Et comme il relit aussi les livrables, rencontre les maîtres d'ouvrage et relance les factures, l'entreprise avance à sa vitesse.
En face, les clients, collectivités, promoteurs, industriels, paient à 60 jours, parfois 90, parfois après la réception de l'ouvrage. Les ingénieurs, eux, sont payés le 28.
Les 3 signes, version bureau d'études
- La paie du 28 est payée avec les règlements du 15 : vous attendez un virement précis d'un maître d'ouvrage pour virer les salaires.
- Plus de 20 000 € dehors depuis plus de 2 mois : des phases livrées, validées, facturées, et jamais réglées parce qu'un bon de commande n'a pas suivi.
- Malade une semaine : qui chiffre la prochaine affaire, qui signe le livrable, qui va à la réunion de chantier ?
Compter, puis confier
Le compteur
L'équipe réunie un matin, sans vous. « Qu'est-ce qui attend que le patron valide ? » Disons 23 lignes : chaque chiffrage, chaque livrable, chaque réponse à un maître d'ouvrage, chaque choix de sous-traitant, chaque note d'honoraires, chaque geste commercial. Votre point de départ. L'objectif est 7.
L'argent
La balance âgée. Le soir même, un message par facture de plus de 30 jours : le numéro, la phase, le montant, la référence du marché. Puis J+5. Puis J+15, un appel à la comptabilité, avec la question « manque-t-il un document ? ». Souvent, oui. La trésorerie à 13 semaines, remplie le vendredi en 20 minutes, en ne comptant que les phases déjà validées.
La feuille d'1 page
Le chiffrage d'une affaire courante : un chef de projet, jusqu'à disons 20 000 €, avec une grille de temps écrite. La relecture d'un livrable : un binôme d'ingénieurs, pas vous. La réunion de chantier : le chef de projet. La relance : un prénom, et une machine la nuit. « Si tu te trompes, je couvre. » 2 signatures. Affichée dans la salle de réunion, là où les clients peuvent la voir aussi.
Le chef de projet qui chiffre dans sa tête depuis des années
Il sait. Il ne chiffre pas parce qu'il n'en a pas le droit, et parce qu'une fois, une affaire sous-estimée lui a été reprochée. La phrase « si tu te trompes, je couvre » n'est pas de la bienveillance. C'est ce qui rend le droit réel. Sans elle, à la première surprise, le chiffrage revient sur votre bureau et il a appris à ne plus essayer. Un fondateur de société de services informatiques connaît exactement ce technicien senior, et un imprimeur ce chef d'atelier.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90, dans des entreprises de 5 à 30 personnes : nommer, chiffrer, donner le droit, équiper, lâcher, mesurer. Rien n'est rejoué et le bureau peut échouer. Vous pouvez candidater.
Les 90 jours : le maître d'ouvrage qui veut le fondateur
J4, des machines sur les corvées : les relances la nuit, le tri des mails, le brouillon de chiffrage à partir de la grille, les 13 semaines. Jamais avant la permission. J5, le téléphone éteint 2 heures, un jour de réunion de chantier, devant l'équipe. Puis chaque vendredi, 5 questions. Vers J60, le test de 7 jours casse presque toujours le cinquième jour, sur un maître d'ouvrage qui exige de vous parler. Il entre dans vos 3 plus gros clients. Les autres sont tenus par les chefs de projet. J90, le compteur publié, disons 23 → 7. Si des factures contestées, des pénalités de retard ou des cotisations en souffrance posent question, c'est un professionnel (avocat, expert-comptable, mandataire) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.
Ce soir, un chiffrage
Prenez la prochaine demande de chiffrage. Ne l'ouvrez pas. Transmettez-la au chef de projet qui connaît le mieux ce type d'affaire, avec la grille de temps que vous avez dans la tête, écrite sur une page, un plafond, et la phrase. Le compteur vient de bouger, et le client aura son devis.
