Faire le planning de l'équipe plus vite sans y passer la soirée

Le planning est deux choses

D'abord, une proposition : prendre les chantiers de la semaine, les personnes disponibles, les camions, les règles habituelles (Karim ne va jamais seul sur un toit, le camion 2 ne monte pas en ville), et produire un tableau cohérent. C'est de la combinaison. Une machine le fait bien, la nuit.

Ensuite, une décision : mettre Karim chez ce client-là parce que le client l'aime bien, retirer Julien d'un chantier parce qu'il a l'air fatigué, garder une personne en réserve parce qu'on sent que la semaine va déraper. Ça, c'est du jugement. Aucune machine ne le fait. Le chef d'équipe le fait en 10 minutes le matin, sur la proposition, au lieu de tout construire en 1 heure le soir.

Ce que la machine propose

• Un tableau par jour : chantier, personnes, camion, matériel, heure de départ.
• Les contraintes respectées : les règles que vous avez écrites, en 10 lignes, une fois.
• Les trous signalés : « mercredi, 2 chantiers, 1 camion ». Elle ne choisit pas lequel attend. Elle dit qu'il y a un problème.
• Les rappels : la veille au soir, chaque personne reçoit sa journée du lendemain. Plus d'appels à 7 h pour savoir où aller.

Ce qu'elle ne décide jamais

Qui va chez qui

Elle propose à partir des règles. Le chef d'équipe sait des choses qui ne sont pas dans les règles. Il change ce qu'il veut, et sa version est la bonne.

Qui travaille combien

Les heures, les repos, les dépassements : c'est du droit du travail. La machine affiche les heures prévues. C'est une personne qui décide, et c'est un professionnel (expert-comptable, avocat) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.

Qui on prend, qui on arrête

Un planning qui montre que la boîte a trop ou pas assez de monde est une information. La décision d'embaucher ou de se séparer est l'une des 7 lignes que le fondateur garde. Elle ne sort jamais d'un tableau.

Le prénom sur la feuille

Voilà le point qui change tout. Si la machine propose et que le fondateur valide, on a gagné du temps au chef d'équipe et ajouté une ligne au fondateur. Le compteur monte. Si la feuille du J3 dit « Planning de la semaine, Marc, il décide, il modifie, je ne valide pas », le compteur descend d'une ligne entière, et le chef d'équipe fait enfin son métier.

La méthode NOHELM est claire : la feuille au J3 (la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée), les machines au J4. Jamais l'inverse. C'est la règle jamais une machine avant une permission, et le planning est l'une des corvées où on la viole le plus souvent, parce que le fondateur aime bien savoir qui est où.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : au J5, le fondateur éteint son téléphone 2 heures devant l'équipe, et le planning du lendemain se fait sans lui. Vous pouvez candidater.

L'erreur de la semaine, version planning

La machine mettra un jour deux personnes au même endroit et personne ailleurs. Ou elle oubliera qu'un camion est au garage. Chaque vendredi, 20 minutes, 5 questions, dont « l'erreur de la semaine ». On ajoute une règle, une ligne, pas plus. Au bout de 90 jours, les règles tiennent sur une page et la proposition est juste 4 jours sur 5. Le 5e jour, Marc corrige. C'est son métier. Pour les autres corvées qui se traitent de la même manière, voyez reconnaître les tâches répétitives.

Ce soir : les 10 règles

Asseyez-vous avec le chef d'équipe. Pas devant un écran. Une feuille. Écrivez les 10 règles qu'il applique sans y penser quand il fait le planning : qui ne va pas seul où, quel camion ne va pas où, qui commence tôt, qui finit tard. Dix lignes. Vous venez d'écrire ce que la machine appliquera chaque nuit. Et vous venez de découvrir que lui seul les connaissait, ce qui est exactement pourquoi c'est lui qui gardera la décision.