Tâches répétitives en petite entreprise : les reconnaître et les donner

Une corvée n'est pas une tâche facile

Beaucoup de fondateurs confondent les deux. Une tâche facile peut demander une décision : accorder 3 jours de délai à un client, c'est facile, mais c'est un choix. Une corvée, c'est une tâche qui ne demande aucune décision, qui revient à l'identique, et dont le résultat est vérifiable. Relancer une facture à J+5 avec le même message, c'est une corvée. Décider d'appeler le client au lieu de le relancer, c'est une décision.

Les machines font les corvées. Les personnes font les décisions. Toute l'automatisation d'une boîte de 10 tient dans cette frontière, et dans la liste de ce qu'on n'automatise jamais.

Le test en 3 questions

Pour chaque tâche qui passe par vous ou par l'équipe, posez ces questions :

1. Est-ce que je fais la même chose chaque fois ? Si la réponse est « à peu près », c'est oui. Les relances, le tri des mails, le dossier du comptable, le brouillon de devis : à peu près la même chose.
2. Est-ce qu'il y a une règle écrite ou qu'on pourrait l'écrire en 3 lignes ? « Facture à J+5 : message A. À J+15 : message B. Au-delà : me prévenir. » Trois lignes. Corvée.
3. Si c'est mal fait, est-ce qu'on le voit tout de suite ? Un mail mal trié, on le voit. Une relance envoyée au mauvais client, on le voit. Un prix trop bas sur un devis, on le voit trois mois plus tard dans la marge. Le prix n'est pas une corvée.

Trois oui : c'est une corvée, une machine peut la faire la nuit. Un seul non : c'est une décision, elle a besoin d'un prénom sur la feuille.

Les corvées les plus fréquentes dans une boîte de 10

Celles de l'argent

Les relances J+5 et J+15. La mise à jour de la trésorerie à 13 semaines sur une page. Le rapprochement entre les factures et les paiements reçus.

Celles du papier

Le tri des mails en 3 tas. Le dossier mensuel pour le comptable. Les pièces pour l'URSSAF rassemblées dans un dossier (c'est l'expert-comptable qui vous dira ce qui s'applique à votre cas, mais le dossier, lui, peut être prêt).

Celles du temps

Le planning proposé chaque soir, que le chef d'équipe corrige au lieu de le construire. Les confirmations de rendez-vous. Les rappels de la veille.

Donner la corvée sans retirer la décision

Voilà où ça casse d'habitude. On donne la corvée à la machine, et la décision qui suivait reste chez le fondateur. La machine relance, le client rappelle, « il faut que je lui demande au patron ». On a automatisé la moitié d'une ligne et gardé le goulot.

La méthode NOHELM impose l'ordre inverse : d'abord la feuille du J3 (la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée), ensuite la machine du J4. La décision a un prénom avant que la corvée ait une machine. C'est la règle jamais une machine avant une permission.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : la liste des corvées au J1, faite par l'équipe sans le fondateur, puis le tri entre corvées et décisions. Vous pouvez candidater.

Le compteur dit si vous avez bien trié

Après le tri, comptez les lignes qui passent encore par vous. Disons 23 avant. Si vous êtes à 20 après avoir branché trois machines, vous avez mal trié : vous avez automatisé des corvées sans donner les décisions. Si vous êtes à 12, vous avez donné. L'objectif est 7, et ces 7 ne sont pas des corvées : les prix, les 3 plus gros clients, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines, le cap à 1 an, le dernier recours.

Ce soir : le test sur 10 tâches

Prenez les 10 dernières choses que vous avez faites aujourd'hui qui n'étaient pas votre métier. Passez chacune au test des 3 questions. Notez C pour corvée, D pour décision. Vous aurez probablement plus de C que vous ne pensez. Pour chaque D, écrivez le prénom de la personne qui pourrait la prendre. C'est le début de votre feuille. Les machines viendront après, pour les C.