La paperasse le week-end du chef d'entreprise : comment s'en sortir

Pourquoi c'est le week-end

La semaine, vous êtes sur le terrain, chez les clients, au téléphone. Le bureau n'a pas d'heure dans la semaine parce qu'il n'a pas de personne. Alors il prend ce qui reste : le soir, puis le samedi, puis le dimanche. Et comme ces heures sont fatiguées, le travail est lent et il déborde.

Ce qui attend le samedi, ce sont rarement des décisions. Ce sont des corvées : saisir, envoyer, rassembler, trier. Des tâches sans jugement, qui reviennent chaque semaine, et qu'une machine peut faire la nuit, en semaine, pendant que vous dormez. Et ce qui reste après les corvées, ce sont des décisions que quelqu'un de l'équipe pourrait prendre, s'il en avait le droit par écrit. Le samedi est fait de ces deux choses, et aucune des deux n'a besoin de vous.

Les 4 corvées du samedi

Les factures à envoyer

Le chantier est fini mardi, la facture part samedi. Quatre jours de trésorerie perdus chaque semaine. La machine prépare la facture le soir même à partir du devis signé et du chantier marqué « terminé ». Une personne vérifie et envoie le lendemain matin. Pas vous.

Les relances

Elles ne partent jamais, ou elles partent le dimanche soir, avec le ton du dimanche soir. La machine envoie J+5 et J+15 la nuit, en semaine, avec les mots que vous avez écrits une fois pour toutes. Détail dans automatiser les relances de factures.

Les pièces pour le comptable

Rassemblées dans un dossier du mois, nommées, avec les trous signalés. Le comptable arrête d'écrire le vendredi. Vous arrêtez de chercher le samedi.

Les mails de la semaine

Triés en 3 tas chaque nuit. Le samedi, il n'y a plus 200 mails. Il y a un tas « clients » qu'une personne a déjà traité en semaine, si la feuille lui en donne le droit.

La feuille, sinon le samedi revient

Voilà le piège. Vous branchez les 4 machines. Le samedi suivant, vous avez quand même 3 heures de bureau. Pourquoi ? Parce que les machines ont produit des questions : la facture préparée attend votre validation, le client relancé a rappelé et attend votre réponse, le comptable a une question sur une pièce. Les corvées sont parties, les décisions sont restées chez vous. Le compteur n'a pas bougé.

• « Factures jusqu'à 5 000 €, Nathalie vérifie et envoie. »
• « Délais de paiement jusqu'à 15 jours et 2 000 €, Nathalie décide. »
• « Questions du comptable sur les pièces, Nathalie répond. »
• « Si tu te trompes, je couvre. » 2 signatures. Affichée.

C'est la feuille du J3 de la méthode NOHELM. Elle vient avant les machines du J4, et c'est elle, pas les machines, qui vous rend le samedi. La règle est expliquée dans jamais une machine avant une permission.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : vers J60, un test de 7 jours sans le fondateur, qui casse presque toujours le 5e jour, et on regarde pourquoi. Vous pouvez candidater.

Ce que vous faites du samedi

Pas plus de devis. Pas plus de chantiers. Les 7 lignes du fondateur, dont deux qui ne se font bien que la tête reposée : le cap à 1 an, et la trésorerie à 13 semaines. Et puis rien. Le marché avec la famille. Un fondateur qui ne récupère pas de repos ne récupère pas de jugement, et c'est le jugement qu'on lui demande pour les 7 lignes.

Ce soir : le relevé du samedi dernier

Prenez une feuille. Écrivez tout ce que vous avez fait samedi dernier pour la boîte, une ligne par tâche, avec le temps passé. En face de chaque ligne : « machine » si c'était sans décision, « prénom » si quelqu'un aurait pu décider avec un droit écrit, « moi » si c'était vraiment l'une des 7. Comptez les « moi ». S'il y en a moins de 3, vous savez combien d'heures le samedi vous doit.