Gagner du temps administratif en TPE : 5 corvées à donner à une machine

L'administratif n'est pas un problème d'organisation

On vous a vendu des méthodes. Se lever plus tôt, bloquer le vendredi matin, faire des listes. Vous l'avez fait. L'administratif est revenu. Parce que le problème n'est pas votre discipline. Le problème est que dans une boîte de 10, les tâches de bureau n'ont pas de propriétaire. Elles remontent toutes vers la personne qui porte l'entreprise, par défaut, parce qu'elle est la seule à avoir le droit de les faire.

Tant que ce droit n'est pas donné, aucune machine ne vous sauvera. Elle fera la corvée plus vite et vous remontera plus vite la question suivante.

Les 5 corvées qu'une machine fait la nuit

1. Les relances de factures

J+5, J+15, avec vos mots. Au-delà, un humain. C'est la première parce que c'est de l'argent dehors. Le détail est dans automatiser les relances de factures.

2. Le tri des mails

Trois tas le matin : clients, fournisseurs, le reste. Les factures reçues partent directement dans le dossier comptable. Vous n'ouvrez plus 60 mails, vous en ouvrez 12.

3. Les brouillons de devis

Vous dictez les éléments, la machine remplit votre modèle avec vos tarifs. Vous relisez et vous décidez du prix. Le brouillon est fait, la décision est à vous.

4. Le dossier pour le comptable

Factures d'achat, de vente, relevés, notes de frais : rassemblés dans un dossier par mois, nommés proprement. Le comptable arrête de vous courir après. Pour tout ce qui touche l'URSSAF ou les impôts, c'est lui, ou un avocat, qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.

5. La trésorerie à 13 semaines

Une page, mise à jour chaque nuit. Ce qui rentre, ce qui sort, la paie du 28. Vous la lisez 20 minutes le vendredi.

Ce que ça retire concrètement de votre soirée

Comptez vos lignes. Pas vos heures, vos lignes : ce qui attend que vous le fassiez ou le validiez. Disons 23 ce soir. Les 5 corvées ci-dessus en retirent souvent une bonne partie. Mais attention : si vous les automatisez sans donner le droit à quelqu'un de répondre quand un client rappelle, les lignes ne disparaissent pas. Elles changent de forme.

• Avant : « relancer le client X ».
• Après, mal fait : « répondre au client X qui a reçu la relance et appelle ».
• Après, bien fait : rien. Quelqu'un a le droit de lui répondre, et la feuille dit jusqu'où.

La feuille avant la machine

La méthode NOHELM met les machines au J4, après la feuille du J3. Une page A4 : la tâche, le prénom de la personne, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée. C'est cette feuille qui transforme une corvée automatisée en corvée disparue. Sans elle, vous avez acheté une machine et gardé le goulot. La règle est expliquée dans jamais une machine avant une permission.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : la liste le J1, l'argent le J2, la feuille le J3, les machines le J4, puis le fondateur qui éteint son téléphone 2 heures devant l'équipe. Vous pouvez candidater si votre boîte a entre 5 et 30 personnes.

Le temps gagné sert à une seule chose

Pas à faire plus de devis. À faire les 7 lignes que vous seul pouvez faire : les prix, les 3 plus gros clients, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines, le cap à 1 an, le dernier recours. Si le temps gagné repart dans des corvées, vous avez raté la marche.

Ce soir : la liste, pas la machine

Prenez une feuille. Écrivez toutes les tâches administratives que vous avez faites cette semaine, une par ligne. Entourez celles qui n'ont demandé aucune décision, juste du temps. Ce sont vos corvées. Comptez-les. Demain, vous choisirez la première, et vous choisirez d'abord la personne qui aura le droit de répondre quand la machine aura fait son travail.