Traiteur et impayés : que faire quand la fête est passée et pas le virement

Le métier qui avance tout

Un traiteur est l'une des rares entreprises qui paie la totalité de sa prestation avant de la livrer : la matière, la main-d'œuvre des extras, la location du matériel, le transport. Le client, lui, paie après. Souvent longtemps après. Une entreprise qui organise un séminaire règle « au prochain cycle de facturation ». Une famille qui a fêté un mariage a d'autres factures en tête. Un comité d'entreprise attend une signature.

Résultat : vous financez les fêtes des autres. Si plus de 20 000 € sont dehors depuis plus de 2 mois, ce n'est plus un détail de gestion. C'est l'un des 3 signes que la série Remplaçables regarde pour choisir les entreprises qu'elle filme.

Pourquoi vous ne relancez pas

Parce que c'est vous qui avez vendu la prestation, vous qui avez serré la main, vous qui irez chercher la suivante. Relancer, c'est risquer la relation. Alors la facture attend. Et comme c'est aussi vous qui faites les devis, les courses, le planning des extras et la banque, elle attend longtemps.

Le vrai problème n'est pas le client. C'est que la relance est une ligne de plus sur votre compteur, et que personne d'autre dans l'entreprise n'a le droit de parler d'argent.

Le calendrier en 3 temps

Le soir même

Sortez la balance âgée : toutes les factures, de la plus ancienne à la plus récente. Chaque ligne de plus de 30 jours reçoit ce soir un message court. Le montant, la date d'échéance, le moyen de payer. Pas d'excuse, pas de reproche. Une phrase : « Nous n'avons pas reçu le règlement de la facture du… »

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Même message, même ton, une ligne de plus : la date à laquelle vous rappellerez. C'est souvent là que le virement part, parce que le client comprend que ce n'est pas un oubli de votre côté.

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Un appel. La question posée calmement : « Y a-t-il un problème sur la prestation ? » S'il n'y en a pas, vous demandez une date. S'il y en a un, vous l'apprenez enfin. Au-delà, les recours existent (mise en demeure, injonction) ; c'est un professionnel (avocat, expert-comptable) qui vous dira ce qui convient à votre cas et à quel moment.

La règle d'acompte que vous n'appliquez pas

Vous avez une règle d'acompte. Vous ne l'appliquez pas aux clients que vous aimez bien, aux entreprises « sérieuses », aux gens pressés. Donnez cette règle à quelqu'un d'autre. Sur une feuille d'1 page : « acompte à la commande, solde la veille de l'événement », un prénom, un montant maximum au-dessus duquel il faut votre signature. En bas : « si tu te trompes, je couvre ». 2 signatures. Affichée dans le labo.

• Le devis : un brouillon préparé par une machine, validé par un prénom.
• L'acompte : vérifié par ce prénom avant de lancer les courses.
• La relance : envoyée la nuit par une machine, lue le matin par le prénom.
• Les 3 plus gros clients : ceux-là, vous les gardez. C'est l'une de vos 7 lignes.

Jamais une machine avant une permission. Une machine qui relance des clients que personne n'a le droit de relancer ne fait que créer des mails sans réponse.

Ce que ça change sur 90 jours

Chaque vendredi, 20 minutes, 5 questions, dont la première : la paie du 28 est-elle couverte ? Quand la relance ne passe plus par vous, la réponse change de nature. Vous ne la découvrez plus le 26. C'est exactement ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90, et vous pouvez candidater si votre entreprise compte entre 5 et 30 personnes. Les mêmes mécanismes valent pour une société d'événementiel qui court après ses acomptes ou une boucherie qui livre des professionnels.

Ce soir, un seul message

Ouvrez la facture la plus ancienne. Écrivez trois lignes : le montant, la date, comment payer. Envoyez. Puis écrivez sur un post-it le prénom de la personne qui enverra la prochaine. Si aucun prénom ne vient, vous avez trouvé la ligne à lâcher en premier.