Auto-école en difficulté : que faire quand élèves et compte attendent

Pleine et fragile

Une auto-école a une particularité : elle encaisse souvent d'avance, en forfaits, puis consomme ces heures sur des mois. L'argent du mois est donc celui des inscriptions d'il y a trois mois, pas celui des leçons d'aujourd'hui. Quand les inscriptions ralentissent, les salaires des moniteurs, les voitures, le carburant et l'assurance continuent. Et les élèves qui ont dépassé leur forfait paient la suite quand ils peuvent.

Le fondateur, lui, est au bureau et au volant. Il fait les plannings parce qu'il connaît les élèves. Il réserve les places d'examen. Il relance les impayés quand il y pense. Il tranche sur les remises, les reports, les leçons offertes. Tout passe par lui, et il est en voiture la moitié du temps.

Les 3 signes, version auto-école

• La paie du 28 est payée avec les inscriptions du 15 : vous attendez les nouveaux forfaits pour virer les salaires.
• Plus de 20 000 € dehors depuis plus de 2 mois : des heures supplémentaires jamais réglées, des forfaits payés en plusieurs fois qui ne passent plus, des entreprises qui financent des permis et paient tard.
• Malade une semaine : qui fait les plannings, qui gère les places d'examen, qui répond au parent qui réclame ?

5 jours sans annuler une leçon

J1 : la liste

Les moniteurs et la personne de l'accueil réunis, un matin, sans vous. « Qu'est-ce qui attend que le patron valide ? » Disons 23 lignes : les plannings, les reports, les remises, les leçons offertes, les inscriptions à l'examen, les réponses aux avis, les réparations de voiture. Votre compteur.

J2 : l'argent

La balance âgée des élèves et des entreprises. Le soir même, un message par ligne de plus de 30 jours : le nom, les heures consommées, le montant, le moyen de payer. Puis J+5. Puis J+15. Et la trésorerie à 13 semaines : les salaires, les voitures, le carburant, les inscriptions attendues à leur rythme réel. Remplie le vendredi, 20 minutes.

J3 : la feuille d'1 page

Tâche, prénom, montant maximum. Le planning : la personne de l'accueil, un prénom. Les reports et les gestes : un prénom, un plafond par semaine. L'inscription aux examens : un prénom. Les petites réparations : un moniteur, jusqu'à disons 300 €. « Si tu te trompes, je couvre. » 2 signatures. Affichée derrière l'accueil.

Des machines qui ne tiennent pas le volant

J4 : une machine qui relance les forfaits dépassés la nuit, une qui trie les mails et les demandes d'inscription, une qui prépare les réponses aux questions courantes, une qui tient les 13 semaines. Jamais une machine avant une permission : si personne n'a le droit de confirmer un planning, le brouillon reste un brouillon. J5 : le téléphone éteint 2 heures, un samedi, devant l'équipe. Vous êtes en voiture, seulement.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90, dans des entreprises de 5 à 30 personnes. L'entreprise peut échouer et on le montre. Vous pouvez candidater. Une école de musique et un club de sport ont les mêmes forfaits payés d'avance et le même compteur.

Les 90 jours, et ce qui relève d'un professionnel

Chaque vendredi, 5 questions. Test de 48 heures vers J30, de 7 jours vers J60 : ça casse presque toujours le cinquième, souvent sur une place d'examen que personne n'a osé attribuer. J90, le compteur publié. Les 7 lignes que vous gardez : les prix des forfaits, les 3 plus gros partenaires, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines, le cap à 1 an, le dernier recours. Tout ce qui touche à l'agrément, aux cotisations en retard ou au crédit des voitures relève d'un professionnel (expert-comptable, avocat, mandataire) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.

Ce soir, un planning

Prenez le planning de la semaine prochaine. Ne le faites pas. Donnez-le à la personne de l'accueil avec un prénom, une règle écrite pour les reports, et la phrase. Demain, les élèves auront leurs créneaux, et vous aurez une ligne de moins.