Pas le temps d'automatiser ? Comment on fait quand on n'a rien

Ce qui prend du temps, et ce qui n'en prend pas

La machine elle-même, c'est court. Ce qui est long, c'est tout ce qu'on n'a jamais écrit parce qu'on le faisait de tête : les deux messages de relance, les 10 règles du planning, la grille de tarifs du devis, les six endroits où arrivent les pièces. Et plus long encore : décider qui, dans l'équipe, aura le droit de trancher quand la machine aura fini. C'est ce temps-là qui manque, et c'est le seul qui compte.

La bonne nouvelle : c'est du temps de réflexion, pas du temps d'écran. Il se prend dans la voiture, à table, le dimanche sans l'ordinateur. Et il ne se prend qu'une fois.

Le compte, machine par machine

Les relances

Une soirée pour écrire le message de J+5 et celui de J+15, avec vos mots. Une conversation de 15 minutes avec la personne qui décidera des délais. Une ligne sur la feuille. La machine ensuite : la partie la plus courte.

Le tri des mails

Presque rien à écrire : 3 tas, c'est la règle. 15 minutes pour dire qui ouvre le tas « clients ». C'est la machine la plus rapide à mettre en place, et c'est pour ça qu'elle n'est pas la première : elle ne rapporte pas d'argent.

Les brouillons de devis

Une soirée pour sortir la grille de tarifs de votre tête et la mettre sur une page. Vous découvrirez qu'elle n'était pas si claire. C'est déjà un gain.

Le dossier du comptable

30 minutes pour lister les six endroits et donner un accès à un prénom. La machine ensuite.

La trésorerie à 13 semaines

Une soirée pour la première page à la main, au crayon. Après, la machine la met à jour, et vous la lisez 20 minutes le vendredi.

Une à la fois, et dans l'ordre

La tentation, quand on n'a pas le temps, c'est de tout faire d'un coup pendant une nuit blanche. Ça casse. Chaque machine produit des erreurs les deux premières semaines, et si elles arrivent toutes ensemble, l'équipe conclut que rien ne marche. Une machine, deux semaines, le vendredi 20 minutes avec les 5 questions dont « l'erreur de la semaine », puis la suivante. L'ordre est dans par quoi commencer l'automatisation : l'argent d'abord.

• Semaines 1-2 : les relances. Une soirée, une conversation, une ligne.
• Semaines 3-4 : la page de trésorerie. Une soirée au crayon.
• Semaines 5-6 : le tri des mails et le dossier du comptable. 45 minutes à deux.
• Semaines 7-8 : les brouillons de devis. Une soirée sur la grille.

Deux mois. Quatre soirées, quelques conversations. Contre, disons, 6 heures de corvées par semaine, pour toujours.

La feuille, qui prend 1 heure et rend le reste

Si vous n'avez qu'une heure, ne la mettez pas dans une machine. Mettez-la dans la feuille du J3 : la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée. Sans elle, chaque machine vous rend du temps d'une main et vous prend des questions de l'autre. Avec elle, les questions vont aux prénoms. C'est la règle jamais une machine avant une permission, et c'est aussi la raison pour laquelle on n'a pas le temps : on garde toutes les décisions.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : 5 jours, c'est exactement le temps que le fondateur n'a pas, et c'est pourquoi quelqu'un vient le prendre avec lui. Vous pouvez candidater.

Ce que vous ne récupérerez pas

Le temps que les machines rendent ne revient pas à vous d'abord. Il revient à l'équipe, qui prend les décisions de la feuille. Vous, vous récupérez les soirées, à condition de ne pas les remplir avec d'autres corvées. Les 7 lignes du fondateur se font en 20 minutes le vendredi. Le reste du temps rendu est du repos, et le repos n'est pas un luxe : c'est ce qui vous permettra de lire la page de trésorerie avec une tête qui fonctionne.

Ce soir : 20 minutes, un message

Pas la machine. Le message de J+5. Quatre lignes, avec vos mots, comme au téléphone à un client que vous aimez bien. Chronométrez. Si ça prend 20 minutes, vous venez de faire la moitié de la première machine. Et vous venez de prouver que « pas le temps » voulait dire « pas commencé ».