Balance âgée, c'est quoi ? La page qui dit où est votre argent
Votre expert-comptable en parle. Votre logiciel la produit en un clic. Vous ne l'avez jamais ouverte. La balance âgée, c'est quoi ? C'est la seule page qui dit où dort votre argent, chez quel client, depuis combien de jours. Cet article vous apprend à la lire en 5 minutes, et à en faire le point de départ de chaque vendredi.
Définition en une phrase
La balance âgée clients est la liste de toutes les factures que vous avez émises et pas encore encaissées, classées par ancienneté. « Âgée » parce qu'elle donne l'âge de chaque créance : moins de 30 jours, 30 à 60, 60 à 90, plus de 90. « Balance » parce qu'elle fait le total.
Il en existe une version fournisseurs, qui liste ce que vous devez. Ici, on parle de la version clients : l'argent qu'on vous doit.
Ce qu'elle contient, colonne par colonne
- Le client. Un nom par ligne, parfois regroupé si plusieurs factures.
- Le montant restant dû, facture par facture.
- La date d'échéance, celle qui était écrite sur la facture.
- L'âge du retard, en jours ou en tranches : « non échu », « 1 à 30 », « 31 à 60 », « 61 à 90 », « plus de 90 ».
- Le total par tranche, en bas, qui est le chiffre qui compte.
Si votre logiciel ne la produit pas, un tableau à 4 colonnes fait exactement le même travail. Ce qui compte, c'est qu'elle existe sur une page et qu'on la regarde.
Comment la lire en 5 minutes
Regardez d'abord la colonne de droite
Le total « plus de 90 jours ». C'est l'argent que plus personne ne réclame. Disons 18 000 € sur une boîte de 10. Ce chiffre vous dit si vous avez un problème de relance ou un problème de clients. S'il est gros, c'est presque toujours la relance.
Puis le total « non échu »
C'est l'argent qui va rentrer si tout se passe bien. Il nourrit votre trésorerie à 13 semaines. Mais seulement si le reste est relancé.
Enfin, les 3 plus grosses lignes
Souvent, 3 clients portent la moitié du total. Ce sont ceux dont vous vous occupez vous-même. Les autres, quelqu'un d'autre peut les relancer. Nous détaillons ce partage dans qui relance les factures dans une petite entreprise.
Ce que la balance âgée ne dit pas
Elle ne dit pas pourquoi le client ne paie pas. Elle ne dit pas si la facture a été envoyée au bon endroit, si elle est contestée, si vous avez déjà relancé. Pour ça, il faut une colonne de plus, tenue à la main : la date de la dernière relance et qui l'a faite. Avec cette colonne, la page devient un outil de travail. Sans elle, c'est un constat.
Elle ne remplace pas non plus un professionnel pour ce qui vient après 3 relances : mise en demeure, pénalités, procédures. Là, c'est un avocat, un expert-comptable ou un huissier qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.
Le rituel : le vendredi, 20 minutes
Une balance âgée regardée une fois par trimestre ne sert à rien. Regardée chaque vendredi, elle change la trésorerie. Le rituel tient en 4 étapes : sortir la page, lire les 3 totaux, décider qui relance quoi cette semaine, écrire la date de relance à côté de chaque ligne. 20 minutes, pas plus.
Dans la série Remplaçables, c'est le premier geste du J2, le jour de l'argent : la balance âgée sortie le matin, lue avec l'équipe, et les relances parties le soir même, à J+5, J+15, J+30. C'est ce que la série filme pendant 5 jours, puis 90, chaque vendredi, en 5 questions dont la première est la paie du 28. Si vous avez plus de 20 000 € dehors depuis plus de 2 mois, c'est l'un des 3 signes qui permettent de candidater.
Ce soir : la sortir, et la lire à voix haute
Ouvrez votre logiciel, trouvez la balance âgée clients, imprimez-la ou mettez-la sur une page. Lisez le total « plus de 90 jours » à voix haute. Puis le total général. Ces deux chiffres, vous ne les connaissiez probablement pas de mémoire. Demain, affichez la page là où l'équipe la voit. Vous avez fait le premier des 6 gestes : nommer. Le deuxième, chiffrer, est déjà fait par la même page.
