Qui relance les factures dans une petite entreprise ? Pas vous

Pourquoi ce n'est pas vous

Pas parce que vous le faites mal. Parce que vous ne le faites pas. La relance est une tâche à date fixe, et vous n'avez pas de date fixe : vous avez des urgences. Le J+5 tombe le jour d'un chantier, le J+15 le jour d'un recrutement, et la facture glisse à J+60 sans que personne ait décidé quoi que ce soit.

Et il y a l'autre raison, celle qu'on dit moins : vous connaissez le client. Vous avez bu un café avec lui. Relancer, pour vous, c'est abîmer quelque chose. Pour quelqu'un d'autre dans l'équipe, c'est envoyer un message. Le client, lui, comprend très bien qu'une entreprise a quelqu'un qui suit les factures. Il trouve même ça normal. Nous l'expliquons dans comment relancer un client sans le vexer.

Choisir le prénom

Pas forcément la personne qui fait la compta, s'il y en a une. La personne qui tient : celle qui note, qui suit, qui n'oublie pas un vendredi. Quelques repères :

• Elle a déjà un contact avec les clients, même indirect : planning, livraison, accueil.
• Elle écrit correctement un message de 5 lignes.
• Elle n'a pas peur de vous dire « ce client ne répond pas ».
• Elle a 20 minutes le vendredi matin. Pas 2 heures : 20 minutes.

Disons une boîte de 9. Il y a presque toujours quelqu'un. Souvent, cette personne attend qu'on lui demande depuis longtemps.

Ce que vous lui donnez : une feuille

La tâche

« Relancer toutes les factures à J+5, J+15 et J+30 avec les 3 modèles. Appeler avant le 3e message. Noter la date de chaque relance sur la balance âgée. »

La limite

« Jusqu'à [montant] par facture, tu relances sans me demander. Au-dessus, tu me montres avant d'envoyer. » Et éventuellement : « Les 3 plus gros clients, c'est moi. » C'est l'une des 7 lignes que le fondateur garde.

La phrase qui compte

« Si tu te trompes, je couvre. » Écrite, signée par vous deux, affichée. Sans cette phrase, la personne vous demandera avant chaque envoi, et vous aurez simplement ajouté un intermédiaire à votre propre corvée.

Ce que vous gardez, et ce que vous lâchez

Vous gardez : les prix, les 3 plus gros clients, la décision d'arrêter de travailler pour un client qui ne paie pas, et la lecture de la balance âgée le vendredi. Vous lâchez : l'envoi des messages, les appels de J+30 pour les clients ordinaires, le pointage des encaissements, la mise à jour des dates. Si c'est plus que ce que vous pensiez lâcher, c'est normal. C'est justement pour ça que la facture était à J+60.

Une fois que le prénom a le droit, une machine peut l'aider : préparer les messages de J+5 la nuit pour toutes les factures échues, à partir de la liste. La personne vérifie et envoie. Jamais la machine avant la permission : d'abord la feuille, ensuite l'outil. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le J3 est la feuille, le J4 les machines, dans cet ordre. Si chez vous la relance s'appelle « il faut que je lui demande au patron », vous pouvez candidater.

Les 3 erreurs du premier mois

• Reprendre la main au premier client mécontent. Un client vous appelle, agacé d'avoir été relancé. Si vous reprenez le dossier, vous venez de dire à l'équipe que le droit n'était pas réel.
• Ne pas sortir la liste. Sans la balance âgée chaque vendredi, la personne relance de mémoire, donc mal.
• Ne pas en parler le vendredi. 5 minutes : combien de relances parties, combien de réponses, quels clients bloqués. Sans ce rendez-vous, la tâche s'éteint en 3 semaines.

Ce soir : un prénom, une feuille

Écrivez le prénom. Puis écrivez la feuille : la tâche, le montant maximum, « si tu te trompes, je couvre ». Deux lignes pour les signatures. Demain matin, vous la lui donnez, en 5 minutes, et vous lui demandez de sortir la liste vendredi. Ne lui expliquez pas la méthode : donnez-lui le droit. Le reste, elle le fera mieux que vous, parce qu'elle le fera.