Client qui ne paie pas : que faire, dans l'ordre, cette semaine
La facture est partie il y a deux mois. Le client ne répond plus, ou répond « c'est en cours ». Pendant ce temps, vous payez vos salariés, votre loyer, vos fournisseurs. Un client qui ne paie pas, c'est votre argent qui dort chez lui. Cet article vous donne l'ordre des gestes, de ce soir à la fin du mois, et vous dit où s'arrête ce que vous pouvez faire seul.
Le premier réflexe est presque toujours faux
Quand un client ne paie pas, le fondateur fait l'une de ces deux choses : rien, par peur de le perdre, ou tout, d'un coup, par colère. Les deux coûtent cher. Rien, et la facture vieillit ; au-delà de 2 mois, elle devient une créance que plus personne ne regarde. Tout d'un coup, et vous envoyez un courrier sec à quelqu'un qui avait juste oublié.
La bonne réponse est une suite de gestes, dans l'ordre, avec des dates. Pas une émotion.
Avant tout : savoir ce qui est vraiment dehors
Vous ne pouvez pas relancer ce que vous ne voyez pas. Sortez la liste de toutes les factures émises et non encaissées, classées par ancienneté. Ce document a un nom, la balance âgée, et il tient sur une page. Trois colonnes suffisent : le client, le montant, le nombre de jours de retard.
Vous découvrirez souvent que le client « qui ne paie pas » n'est pas seul. Disons 40 000 € dehors, répartis sur 12 clients. Le problème n'est pas un client. C'est l'absence de relance.
Les 3 étapes, avec leurs dates
J+5 après l'échéance : l'appel ou le message simple
Un message court, sans reproche : « Bonjour, la facture n° X arrivait à échéance le [date]. Pouvez-vous me confirmer qu'elle est bien passée au paiement ? » Rien d'autre. La plupart des retards s'arrêtent là : facture perdue, mauvais destinataire, validation en attente chez eux.
J+15 : la relance écrite, avec la facture jointe
Même ton, mais par écrit, avec la facture en pièce jointe et une date de paiement demandée. Vous gardez une trace. Si vous voulez les formulations exactes, elles sont dans notre modèle de relance en 3 messages.
J+30 : le téléphone, et une question directe
« Y a-t-il un problème avec la prestation ? » Si oui, vous l'apprenez enfin. Si non, vous demandez une date ferme et vous la notez. C'est à cette étape que vous décidez si vous continuez à travailler pour ce client avant d'être payé.
Ce qui vient après, et qui n'est plus votre métier
Si après 3 relances rien ne bouge, il existe des outils juridiques : la mise en demeure, l'injonction de payer, les pénalités de retard. Ce sont des termes précis, avec des conditions, des formes et des délais. Nous en donnons des définitions générales dans d'autres articles, mais c'est un professionnel (avocat, expert-comptable, huissier) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas et dans quel ordre. Ne rédigez pas seul un courrier qui engage.
- Gardez toutes les traces : devis signé, bon de livraison, facture, relances, réponses.
- Ne livrez plus de nouvelle commande sans en avoir parlé à voix haute avec le client.
- Ne menacez jamais d'une procédure que vous n'êtes pas prêt à lancer.
Le vrai sujet : pourquoi personne n'a relancé avant
Dans une entreprise de 5 à 30 personnes, la relance attend presque toujours le fondateur. Il est le seul à connaître le client, le seul à oser, le seul à « avoir le droit ». Résultat : il relance quand il a le temps, c'est-à-dire jamais. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le J2 est consacré à l'argent, la balance âgée est sortie le matin, et les relances partent le soir même. Si votre entreprise ressemble à ça, vous pouvez candidater.
La question à poser à votre équipe demain matin : « Qui a le droit d'envoyer une relance sans me demander ? » Si la réponse est « personne », vous avez trouvé la cause.
Ce soir, une seule chose
Ne cherchez pas à régler le dossier ce soir. Sortez la liste des factures non encaissées, triez-la par ancienneté, et écrivez à côté de chacune la date de la dernière relance. S'il n'y en a aucune, vous savez quoi faire lundi matin à 9 h : le message de J+5, à chaque client, sans exception. Le reste suit.
