Faire ses devis plus vite : le brouillon que la machine prépare la nuit

Le devis en retard coûte plus cher que le devis raté

Un devis trop cher, le client vous le dit. Vous pouvez discuter. Un devis en retard, le client ne vous dit rien. Il a signé ailleurs. Vous ne saurez jamais combien vous en avez perdu. Dans une boîte de 10 en difficulté, c'est souvent la fuite la plus grosse et la moins visible.

Et pourquoi est-il en retard ? Parce que le devis est fait par la seule personne qui connaît les prix, le soir, après tout le reste. Il passe par vous. C'est une ligne du compteur.

Séparer le brouillon de la décision

Un devis, c'est deux choses collées ensemble. D'un côté, la saisie : le nom du client, l'adresse, les postes, les quantités, votre modèle, votre mise en page. De l'autre, la décision : le prix, la remise, le délai. La première est une corvée. La seconde est votre métier.

La machine prend la première. Vous dictez en sortant du rendez-vous, dans la voiture : « Rénovation cuisine, 12 m², dépose, plomberie à déplacer, pose, 5 jours, deux personnes. » Le soir, un brouillon est dans votre modèle, avec vos tarifs habituels remplis. Le matin, vous relisez. Vous ajustez le prix. Vous signez. 10 minutes au lieu de 1 heure, et le devis part le mercredi matin, pas le vendredi soir.

Ce que la machine remplit, ce qu'elle ne touche pas

Elle remplit

• les coordonnées du client, depuis le mail ou la fiche ;
• les postes, depuis ce que vous avez dicté ;
• vos tarifs habituels, poste par poste, depuis vos anciens devis ;
• la mise en page, les mentions, la date de validité.

Elle ne touche pas

• le prix final : il reste en surbrillance, à valider ;
• la remise : aucune, jamais, sans une personne ;
• le délai promis : c'est vous qui connaissez le planning ;
• les devis pour vos 3 plus gros clients : elle prépare, vous relisez deux fois.

Les prix sont l'une des 7 lignes que le fondateur garde, avec les 3 plus gros clients et le cap à 1 an. Le reste, c'est ce que décrit ce qu'on n'automatise jamais.

Avant la machine : qui a le droit de signer ?

Voilà le piège. Si le brouillon est prêt mais que vous êtes le seul à pouvoir l'envoyer, vous avez gagné 50 minutes et gardé le goulot. Le devis attend toujours votre soirée. La méthode NOHELM met la feuille au J3 et les machines au J4 : la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée.

Disons : « Devis jusqu'à 5 000 €, Karim, tarifs de la grille, sans remise. » À partir de là, Karim relit le brouillon, vérifie, envoie. Vous ne voyez que les devis au-dessus du seuil. Le compteur descend d'une ligne entière. C'est la règle jamais une machine avant une permission.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le brouillon de devis est l'une des machines du J4, et on mesure ensuite si le devis part toujours sans le fondateur au bout de 90 jours. Vous pouvez candidater.

Ce qui casse, et comment on le voit

Au début, la machine se trompe. Elle met un tarif de l'an dernier, elle oublie un poste. C'est normal, et c'est pour ça que la relecture reste humaine. Chaque vendredi, 20 minutes, 5 questions, dont « l'erreur de la semaine ». On la nomme, on la corrige, on avance. Une machine qui ne se trompe jamais, c'est une machine que personne ne relit, et c'est celle-là qui est dangereuse.

Ce soir : un devis à voix haute

Prenez le prochain devis à faire. Avant de l'écrire, dictez-le à voix haute dans le dictaphone de votre téléphone, comme vous le feriez à un apprenti : le client, le chantier, les postes, les quantités. Écoutez-vous. Si tout y est en 2 minutes, vous venez de prouver que le brouillon peut être fait par quelqu'un d'autre. La machine, c'est juste quelqu'un d'autre qui ne dort pas.