Par quoi commencer l'automatisation dans une boîte de 10 ? L'ordre exact
Tout le monde vous dit d'automatiser. Personne ne vous dit par où. Vous avez 10 personnes, une trésorerie serrée, et une soirée par semaine à y consacrer, au mieux. Par quoi commencer l'automatisation, dans cet ordre-là ? Cet article donne une séquence, la justifie, et surtout dit ce qu'il faut écrire avant la première machine, parce que c'est là que la plupart se trompent.
Ne commencez pas par une machine
C'est contre-intuitif et c'est la seule règle qui compte. Si vous branchez une machine qui relance la nuit dans une boîte où personne, sauf vous, n'a le droit de parler d'argent à un client, vous créez des appels que personne ne peut prendre. La machine fait sa part, le goulot reste, et l'équipe conclut que l'automatisation ne marche pas.
Dans la méthode NOHELM, les machines arrivent au J4. Avant, il y a trois jours : la liste (J1), l'argent (J2), la feuille (J3). La feuille, c'est une page A4 : la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée. Vous trouverez le détail dans jamais une machine avant une permission.
Étape 0 : la liste, sans vous
Réunissez l'équipe sans vous. Une seule question : « Qu'est-ce qui attend qu'il valide ? » Ils savent. Ils savent mieux que vous. Vous récupérez une liste, disons 23 lignes. C'est le compteur. Tout ce qui suit sert à le faire descendre vers 7.
L'ordre des corvées
1. L'argent qui est dehors
Les relances de factures. En premier, parce que c'est de la trésorerie immédiate, et parce que c'est la corvée la plus repoussée. J+5, J+15, avec vos mots. Au-delà, un appel humain. Détail dans automatiser les relances de factures.
2. L'argent qui arrive et qui part
La trésorerie à 13 semaines sur une page, mise à jour chaque nuit. Pas un tableau de bord. Une page : ce qui rentre, ce qui sort, la paie du 28, semaine par semaine. Vous la lisez 20 minutes le vendredi. C'est l'une des 7 lignes que vous gardez, mais la mise à jour, elle, est une corvée.
3. Le papier qui entre
Le tri des mails en 3 tas. Le dossier du comptable rassemblé par mois. Ces deux-là font gagner du temps à la personne du bureau, et c'est elle qui a le plus besoin de temps pour prendre les décisions que la feuille lui a données.
4. Le papier qui sort
Les brouillons de devis. En dernier parmi les quatre, parce que c'est la corvée la plus proche d'une décision : le prix. Il faut que la relecture ait un prénom et un seuil avant que la machine prépare quoi que ce soit.
Pourquoi cet ordre et pas un autre
- L'argent d'abord, parce qu'une boîte qui va mal n'a pas 3 mois pour voir si ça marche. Les relances produisent un effet visible dès la première semaine, ou pas, et dans ce cas on le sait.
- Les corvées sans décision avant les corvées proches d'une décision. Le tri des mails ne peut pas faire de mal. Le brouillon de devis peut, si personne ne le relit.
- Une machine à la fois. Deux semaines entre chaque. Chaque vendredi, 20 minutes, 5 questions, dont « l'erreur de la semaine ». On corrige avant d'ajouter.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : les machines arrivent le J4, dans cet ordre, et on regarde au bout de 90 jours lesquelles ont tenu. Vous pouvez candidater.
Ce qu'on ne met jamais dans la liste
Les 7 lignes du fondateur : les prix, les 3 plus gros clients, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines (la lecture, pas la mise à jour), le cap à 1 an, le dernier recours. Aucune machine n'y touche. Aucune feuille non plus. C'est ce qui reste quand le compteur est à 7.
Ce soir : une seule case
Prenez une feuille. Tracez quatre cases : relances, trésorerie, mails et comptable, devis. Dans chaque case, écrivez le prénom de la personne qui aura le droit de décider quand la machine aura fait la corvée. Une seule case doit être pleine ce soir : la première. Si vous ne trouvez aucun prénom pour les relances, vous avez trouvé par quoi commencer, et ce n'est pas une machine.
