Pharmacie : quand toute la gestion repose sur le titulaire, comment lâcher

Le comptoir, et tout le reste

Dans une officine de disons 9 personnes, le titulaire est la seule personne autorisée pour une partie du métier, et c'est normal. Le problème, c'est qu'il devient aussi la seule personne qui commande, qui négocie, qui fait les plannings, qui regarde la trésorerie, qui tranche les congés, qui répond au fournisseur en retard de livraison et au bailleur. Ce qui est réservé par la loi et ce qui est réservé par l'habitude ont fini par se confondre.

Le signe le plus net : vous êtes malade une semaine. Qui passe la commande de fin de journée ? Qui répond au grossiste ? Qui gère le planning quand une préparatrice manque ? Si la réponse est « personne, on attend », vous êtes dans le troisième des 3 signes que la série Remplaçables regarde.

Séparer ce qui vous appartient et ce qui vous encombre

Ce que vous gardez

Ce que le métier vous réserve, évidemment. Et 7 lignes de gestion : les prix sur ce qui n'est pas réglementé, les 3 plus gros partenaires, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines, le cap à 1 an, le dernier recours.

Ce qui peut avoir un prénom

La commande courante hors cas particuliers : un prénom, un plafond. Les plannings et les remplacements : un prénom. Le suivi des livraisons manquantes : un prénom. La relance des factures aux maisons de retraite, aux structures qui règlent en différé : un prénom. Les réponses aux avis : un prénom.

Ce qui peut être fait par une machine

Le tri des mails fournisseurs, la première relance de factures la nuit, le brouillon de réponse aux demandes administratives, la trésorerie à 13 semaines mise à jour. Jamais une machine avant une permission : si personne n'a le droit de répondre, le brouillon reste un brouillon.

Les 5 jours, version officine

1. J1, la liste. L'équipe réunie avant l'ouverture, sans vous : « Qu'est-ce qui attend que le titulaire valide ? » Disons 23 lignes. Votre compteur.
2. J2, l'argent. La balance âgée des clients professionnels : le soir même un message par facture de plus de 30 jours, puis J+5, puis J+15. La trésorerie à 13 semaines, remplie en 20 minutes le vendredi.
3. J3, la feuille. 1 page A4 : tâche, prénom, montant maximum. « Si tu te trompes, je couvre. » 2 signatures. Affichée dans l'arrière-boutique.
4. J4, les machines. Sur les corvées, jamais sur ce qui touche au patient.
5. J5, le téléphone éteint. 2 heures, devant l'équipe. Vous êtes au comptoir, seulement.

Pourquoi l'équipe attend encore

Une préparatrice qui a 15 ans de maison sait passer la commande. Elle ne le fait pas parce qu'elle n'en a jamais eu le droit, et parce qu'elle sait que si elle se trompe, c'est elle qui portera. La phrase « si tu te trompes, je couvre » n'est pas un slogan. C'est ce qui transforme une tâche déléguée en droit réel. Sans elle, à la première erreur, tout revient sur votre bureau.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90, dans des entreprises de 5 à 30 personnes : nommer, chiffrer, donner le droit, équiper, lâcher, mesurer. Rien n'est rejoué. Vous pouvez candidater. Un magasin indépendant en difficulté ou une épicerie qui étouffe sous son stock ont un comptoir et le même compteur.

Les questions qui relèvent d'un professionnel

Tout ce qui touche à la réglementation de l'officine, aux remplacements, à la cession, aux cotisations ou aux dettes relève de règles précises. Cet article n'en dit rien, volontairement. C'est un professionnel (expert-comptable spécialisé, avocat, conseil de l'ordre) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas. Ce que la méthode vous donne, c'est le temps de lui poser la question : le temps que vous passiez à passer la commande de fin de journée.

Ce soir, après la fermeture

Prenez une feuille. Deux colonnes : « ce que le métier me réserve » et « ce que l'habitude me réserve ». Remplissez la deuxième honnêtement. La première ligne de cette colonne est celle que vous écrirez demain sur la feuille d'1 page, avec un prénom à côté.