Déléguer les tâches administratives en TPE : à qui, à quoi, dans quel ordre
On vous dit de déléguer. Mais à qui, quand il n'y a pas de poste administratif ? Et quoi, quand tout semble demander votre regard ? Déléguer les tâches administratives en TPE se fait en deux temps : les corvées vont à une machine, les décisions vont à un prénom sur une feuille signée. Cet article donne la répartition, l'ordre, et les 7 choses qu'on ne délègue à personne.
Déléguer à qui, quand il n'y a personne
Dans une boîte de 8, il n'y a pas d'assistant de direction. Il y a une personne au bureau qui court, un chef d'équipe sur le terrain, et vous. Alors on ne délègue pas. On garde tout, et on fait le bureau le soir.
La sortie est de séparer ce qu'il y a dans « les tâches administratives ». Une partie n'a besoin de personne : c'est de la corvée, une machine la fait la nuit. L'autre partie a besoin de quelqu'un qui décide, et ce quelqu'un existe déjà dans l'équipe, il n'a juste jamais eu le droit.
Ce qu'on délègue à une machine
- Les relances de factures à J+5 et J+15, avec vos mots.
- Le tri des mails en 3 tas chaque nuit.
- Les brouillons de devis à partir de ce que vous dictez.
- Le dossier mensuel du comptable, rassemblé et nommé.
- La mise à jour de la trésorerie à 13 semaines sur une page.
- La proposition de planning chaque soir.
Le test pour reconnaître ces tâches est dans reconnaître les tâches répétitives : même geste chaque fois, règle en 3 lignes, erreur visible tout de suite.
Ce qu'on délègue à un prénom
Les délais de paiement
Le client rappelle après la relance. Quelqu'un doit pouvoir dire oui ou non à 15 jours de plus, jusqu'à un montant. Disons 2 000 €, Nathalie.
La relecture et l'envoi des devis
Le brouillon est prêt. Quelqu'un relit, vérifie la grille, envoie. Jusqu'à un seuil, sans remise. Disons 5 000 €, Karim.
Les commandes fournisseurs
Confirmer, décaler, réclamer. Jusqu'à un montant. Disons 1 500 €, Nathalie.
Le planning
Il décide, il modifie, vous ne validez pas. Marc.
Chaque ligne tient sur la feuille du J3 : la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée. Sans la phrase « je couvre », personne ne décidera, et ils auront raison.
L'ordre : le prénom avant la machine
On fait souvent l'inverse : on branche la machine parce que c'est plus facile que de donner un droit. Et la machine fabrique des questions que seul le fondateur peut trancher. Le compteur ne bouge pas. La méthode NOHELM impose : nommer, chiffrer, donner le droit, équiper, lâcher, mesurer. Donner le droit est le troisième geste. Équiper est le quatrième. C'est la règle jamais une machine avant une permission.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : au J1, l'équipe réunie sans le fondateur répond à « qu'est-ce qui attend qu'il valide ? », et cette liste est la liste de ce qu'il faut déléguer. Vous pouvez candidater.
Ce qu'on ne délègue à personne
7 lignes : les prix, les 3 plus gros clients, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines (la lecture), le cap à 1 an, le dernier recours. Ni à une machine, ni à un prénom. Pour tout ce qui touche au droit du travail, aux dettes ou aux impôts, c'est un professionnel (avocat, expert-comptable) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas, mais la décision reste la vôtre.
Le compteur dit si vous avez vraiment délégué. Disons 23 lignes au départ. Si vous êtes à 20 après trois machines, vous avez délégué à des machines et gardé les décisions. Si vous êtes à 12, vous avez donné des prénoms. 7, c'est le but. On vérifie chaque vendredi, 20 minutes, 5 questions.
Ce soir : une ligne, un prénom, un montant
Choisissez la tâche administrative qui vous pèse le plus. Écrivez la décision qui vient après la corvée. Écrivez le prénom de la personne de l'équipe qui pourrait la prendre. Écrivez le montant jusqu'auquel vous la laisseriez se tromper. Écrivez « si tu te trompes, je couvre ». Vous avez une ligne de la feuille. Demain, vous signez tous les deux. La machine viendra après, pour la corvée qui précède.
