Déléguer par écrit : rédiger la feuille de permission en 12 mots
Vous avez déjà dit « vas-y, gère » à quelqu'un. Puis vous avez repris la main 3 jours plus tard, et la personne ne s'y est plus jamais risquée. Déléguer à l'oral ne tient pas. Déléguer avec une fiche de poste de 4 pages ne tient pas non plus. La méthode utilise 1 page A4, 4 informations et une phrase de 12 mots. Voici comment la rédiger au jour 3, mot pour mot, et pourquoi chaque mot compte.
Pourquoi l'oral ne suffit jamais
Quand vous dites « tu peux signer les devis », la personne entend « tu peux signer les devis tant qu'il est d'accord ». Elle vient donc vous demander. Vous répondez. Et la ligne reste au compteur. Ce n'est pas de la mauvaise volonté : c'est qu'une permission orale n'a pas de bord. On ne sait pas où elle s'arrête, donc on ne s'y appuie pas.
Une permission écrite a des bords. On peut la relire quand on hésite, la montrer quand on conteste, et surtout l'afficher.
La feuille de permission : 1 page, 4 informations
Elle se rédige au jour 3, après la liste du jour 1 et l'argent du jour 2. Une feuille par ligne qu'on rend. Elle contient, dans cet ordre :
- La tâche, en une ligne, telle qu'elle apparaît sur la liste du jour 1. « Signer les devis clients. »
- Le prénom de la personne qui la prend. Un seul prénom. Jamais « l'équipe commerciale ».
- Le montant max, ou la limite si ce n'est pas de l'argent : « jusqu'à disons 2 000 € », « jusqu'à 3 jours de délai ». Comment le fixer : lisez l'article sur le seuil.
- La phrase, en 12 mots, suivie de 2 signatures et de la date.
Les 12 mots, et pourquoi pas 13
La phrase est toujours la même : « Tu décides seul jusqu'à ce montant. Si tu te trompes, je couvre. » Comptez : 12 mots. Chacun a un travail.
« Tu décides seul »
Pas « tu peux décider ». Pas « tu es autorisé à ». Tu décides. Le verbe est au présent et il n'y a pas de condition. « Seul » ferme la porte au « je préfère quand même te demander ».
« jusqu'à ce montant »
Le bord. C'est lui qui rend la permission vivable pour vous. Au-dessus, ça remonte, et c'est écrit. En dessous, vous n'avez plus le droit d'être consulté. Oui : vous n'avez plus le droit.
« Si tu te trompes, je couvre »
Sans ces 6 mots, la feuille est un piège. La personne a le droit de décider, donc le droit de se tromper, donc la peur. Ces mots disent que l'erreur est à vous. Ils ont leur propre article : « si tu te trompes, je couvre ».
Les 2 signatures et l'affichage
Vous signez. La personne signe. Pas un paraphe dans un coin : 2 noms lisibles, devant l'équipe, le jour 3. Puis la feuille est affichée à un endroit où tout le monde passe. Une feuille rangée dans un classeur est une feuille qu'on oubliera, et que vous reprendrez le dimanche soir sans que personne le voie.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le jour 3, la main qui hésite au moment de signer, et la feuille punaisée au mur. Si c'est votre boîte, vous pouvez candidater.
Ce qu'on n'écrit pas sur la feuille
- Pas de « sous réserve de ». La réserve, c'est le montant, rien d'autre.
- Pas de « en cas de doute, demander ». Le doute fait partie de la décision.
- Pas de liste d'exceptions. S'il y a 4 exceptions, c'est que le montant est mal fixé.
- Pas de durée d'essai. Une permission à l'essai est une permission qu'on reprendra.
Ce soir, écrivez-en une, sans la signer
Prenez la ligne de votre liste qui a le plus de bâtons. Écrivez la tâche, un prénom, un montant, et les 12 mots. Regardez la feuille. Si votre main hésite sur le montant, baissez-le jusqu'à ce qu'elle n'hésite plus. Demain, vous la montrez au prénom concerné. Jeudi, vous la signez devant tout le monde.
