Envoyer ses factures plus vite : la facture du chantier part le soir même
Le chantier est fini mardi. La facture part samedi, quand vous avez enfin le temps. Quatre jours perdus, chaque semaine, sur chaque chantier. Multipliez. Envoyer ses factures plus vite ne demande pas de courage, ça demande que la facture ne passe plus par votre soirée. Voici comment une machine la prépare le soir même, qui l'envoie le matin, et pourquoi ce n'est pas vous.
La facture en retard est de l'argent prêté à vos clients
Vous l'avez déjà compris : si la facture part 4 jours après le chantier, le délai de paiement commence 4 jours plus tard. Vous prêtez 4 jours de trésorerie à chaque client, gratuitement, pendant que vous payez la paie du 28 avec l'argent du 15. Et c'est avant le retard du client lui-même.
Pourquoi 4 jours ? Parce que la facture est faite par vous, le soir ou le week-end, après le reste. Elle passe par vous. C'est une ligne du compteur, et c'est l'une des plus faciles à retirer.
Ce que la machine prépare le soir du chantier
Elle part de deux choses qui existent déjà : le devis signé, et le chantier marqué « terminé » par le chef d'équipe à 17 h, depuis son téléphone. Avec ça, elle produit un brouillon de facture :
- les postes du devis, repris tels quels ;
- les ajouts notés pendant le chantier, s'ils ont été écrits ;
- les coordonnées du client, l'échéance, les mentions ;
- la mise en page de votre modèle.
Le brouillon est prêt le soir même. Il ne part pas. Il attend une personne, le lendemain matin.
Ce qu'elle ne décide pas
Les écarts avec le devis
S'il y a eu plus de travail que prévu, la machine le signale : « 2 postes ajoutés, non chiffrés. » Elle ne fixe pas le prix de ces ajouts. Les prix sont l'une des 7 lignes que le fondateur garde.
Les 3 plus gros clients
Leurs factures sont préparées comme les autres, mais la relecture est double, et c'est vous qui envoyez. Toujours.
L'acompte, le solde, l'échéancier
Si le client a négocié des conditions particulières, c'est une décision prise ailleurs, et la machine applique ce qu'on lui a écrit, pas ce qu'elle devine.
Qui envoie le matin, et pourquoi pas vous
Si le brouillon attend votre validation, vous avez gagné 30 minutes de saisie et gardé les 4 jours de retard, parce que votre validation attend toujours votre soirée. La facture doit être vérifiée et envoyée par quelqu'un dont c'est la matinée. La feuille du J3 : « Factures jusqu'à 5 000 €, conformes au devis signé, Nathalie vérifie et envoie avant 10 h. Si tu te trompes, je couvre. » 2 signatures. Affichée.
À partir de là, la facture du chantier fini mardi part mercredi à 10 h. Le compteur descend d'une ligne. Et la machine qui relance la nuit prend le relais à J+5 : voyez une machine qui relance la nuit. L'ordre, feuille puis machine, est celui de jamais une machine avant une permission.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le J2, c'est l'argent, et on commence par regarder combien de jours séparent la fin du chantier de l'envoi de la facture. Vous pouvez candidater.
L'erreur de la semaine
La machine facturera un jour un chantier marqué « terminé » par erreur, ou oubliera un ajout noté sur un bout de papier et jamais saisi. Le vendredi, 20 minutes, 5 questions, dont celle-là. On corrige la règle : le chef d'équipe note les ajouts dans le téléphone, pas sur le papier. On ne revient pas en arrière. Une facture envoyée avec une erreur se corrige par un avoir et un appel. Une facture envoyée 4 jours trop tard ne se corrige pas.
Ce soir : le délai, écrit
Prenez vos 5 dernières factures. Pour chacune, écrivez la date de fin du chantier et la date d'envoi. Faites la différence. Additionnez. Ce nombre de jours, c'est ce que vous prêtez à vos clients sans le savoir. Écrivez-le en haut d'une feuille vide. En dessous, le prénom de la personne qui enverra les factures à 10 h à partir de lundi. La machine préparera. Elle, elle enverra. Vous, vous dormirez.
