Trop de mails chef d'entreprise : trier sans y passer ses soirées

Pourquoi vous recevez tout

Dans une boîte de 10, votre adresse est sur le devis, sur la facture, sur la camionnette, sur le site. Les fournisseurs vous écrivent parce que vous avez signé le compte. Les clients vous écrivent parce qu'ils vous connaissent. L'équipe vous met en copie parce que personne n'a dit qu'on pouvait ne pas le faire. Vous ne recevez pas trop de mails. Vous recevez les mails de 10 personnes.

Le tri par une machine résout la moitié du problème : la lecture. L'autre moitié, la réponse, se règle avec une feuille, pas avec une machine.

Ce que fait la machine chaque nuit

Elle lit tout ce qui est arrivé et range. Pas plus. Trois tas le matin :

• Clients : demandes, réponses à un devis, réclamations. C'est le tas que vous ouvrez en premier, ou que la personne du bureau ouvre si la feuille lui en donne le droit.
• Fournisseurs et administratif : factures reçues, relevés, convocations. Les factures d'achat partent directement dans le dossier du comptable.
• Le reste : newsletters, publicités, notifications. Vous ne le regardez pas. Si une chose importante s'y est glissée, elle reviendra par un autre canal.

Elle fait aussi un geste simple : pour chaque mail client, elle met en première ligne le nom du client, le chantier ou la facture concernés, et une phrase qui résume la demande. Vous lisez 12 lignes au lieu de 60 mails.

Ce qu'elle ne fait jamais

Elle ne répond pas aux clients

Un client qui écrit veut une personne. La machine peut préparer un brouillon de réponse pour les demandes simples : un horaire, une facture à renvoyer. Mais une personne relit et envoie. Toujours.

Elle ne décide pas de ce qui est urgent

Elle sépare les tas. C'est vous, ou la personne du bureau, qui décidez de l'ordre. Une réclamation de l'un de vos 3 plus gros clients, c'est une des 7 lignes que vous gardez. Elle vous la met en haut, elle ne la traite pas.

Elle ne supprime rien

Le tas « le reste » reste lisible. Il ne disparaît pas. Il attend.

La moitié du problème que la machine ne règle pas

Le tri vous rend une heure. La réponse vous en prend toujours deux, tant que vous êtes le seul à avoir le droit de répondre. Un client demande un délai : « il faut que je lui demande au patron ». Un fournisseur demande une confirmation de commande : pareil. La machine a trié, le goulot est intact.

C'est pour cela que la méthode NOHELM met la feuille avant la machine. Une page A4, affichée : la tâche, le prénom, le montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures. « Répondre aux clients sur les délais, jusqu'à 3 jours de décalage » peut avoir un prénom. À partir de ce jour, le tas « clients » n'est plus votre tas. Vous trouverez cette logique dans jamais une machine avant une permission, et la question des autres corvées dans gagner du temps administratif en TPE.

C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le tri des mails arrive au J4, après la feuille, et on compte ensuite les lignes qui passent encore par le fondateur. Si c'est votre cas, vous pouvez candidater.

Le compteur, pas la boîte de réception

Ne mesurez pas le nombre de mails. Mesurez le nombre de lignes qui attendent votre décision. Disons 23 avant, et vous visez 7. Le jour où le tas « clients » a un prénom qui n'est pas le vôtre, vous retirez plusieurs lignes d'un coup. C'est ce chiffre-là qui dit si votre boîte tient sans vous, pas le compteur de mails non lus.

Ce soir, un geste de 10 minutes

Ouvrez votre boîte. Prenez les 20 derniers mails. À côté de chacun, écrivez une lettre : C pour client, F pour fournisseur, R pour le reste. Puis, en face de chaque C, écrivez le prénom de la personne de l'équipe qui aurait pu répondre si elle en avait eu le droit. S'il n'y a aucun prénom, votre problème n'est pas le volume de mails. C'est la feuille qui manque. Commencez par là.