Le cahier des décisions en entreprise : pourquoi et comment le tenir
« On avait dit quoi, déjà ? » Dans une petite entreprise, les décisions se prennent dans un couloir, se perdent dans un fil de messages, et se re-décident 3 semaines plus tard, à l'envers. Personne ne sait qui a dit quoi, donc tout remonte au fondateur. La méthode ajoute un objet : un cahier des décisions, en papier, tenu par la personne qui tient le stylo. Voici ce qu'on y écrit chaque vendredi, en quelle forme, et pourquoi il doit rester hors de vos mains.
Un cahier, pas un fichier
Oui, un cahier. Avec une couverture, des pages numérotées, un stylo attaché. Pas un document partagé que 3 personnes ont le droit de modifier et que personne n'ouvre. Un cahier a 3 qualités qu'aucun fichier n'a : on ne peut pas effacer une page, on peut le poser sur la table le vendredi, et il appartient à celui qui l'a dans les mains.
Et il ne doit pas être dans les vôtres. Il est tenu par la personne qui a tenu le stylo au jour 1, celle qui pose les 5 questions le vendredi. Si le fondateur tient le cahier, le cahier devient son carnet, et les décisions redeviennent les siennes.
Ce qu'on y écrit chaque vendredi
Une page par réunion. En haut, la date. Puis, dans l'ordre des 5 questions de la réunion du vendredi :
- La paie du 28 : oui ou non, et le chiffre si l'équipe le partage.
- Le compteur : le nombre, et celui de la semaine d'avant à côté.
- L'erreur de la semaine : qui, quoi, ce qu'on en garde. En 3 lignes. Signé « je couvre » par le fondateur, au stylo.
- La reprise : quelle ligne le fondateur a reprise, si c'est le cas, et pourquoi il dit l'avoir reprise.
- La ligne suivante : la tâche, le prénom, et le seuil provisoire.
En bas de page, un espace pour les décisions hors question : un seuil qu'on a monté, une feuille qu'on a décrochée. Avec les prénoms de ceux qui l'ont décidé. Jamais « on a décidé ». Toujours « Nadia et Karim ont décidé ».
Ce qu'on n'y écrit pas
- Pas de compte-rendu de discussion. Qui a dit quoi pendant les 20 minutes, ça ne compte pas. Ce qui compte, c'est ce qui a été décidé.
- Pas de tâches à faire. Ce n'est pas une liste de choses à faire, c'est une liste de choses décidées. Les tâches sont sur les feuilles de permission au mur.
- Pas de jugement. « Erreur de Karim sur le devis, 300 € trop bas, on garde : vérifier le prix de la pose avant d'envoyer. » Pas « Karim a encore été trop vite ».
- Pas de page arrachée. Si on s'est trompé, on barre et on réécrit en dessous. La rature est une information.
Ce que le cahier évite, concrètement
Les décisions re-prises
Un seuil a été monté à disons 3 000 € le 12. Le 26, le fondateur dit « non, c'est 2 000 ». La personne au stylo ouvre le cahier à la page du 12. Fin de la discussion. Sans cahier, c'est la mémoire du fondateur contre celle du salarié, et on sait qui gagne.
Les erreurs oubliées
Au jour 90, on relit les 13 pages. 13 erreurs, 13 leçons. On s'aperçoit que 4 d'entre elles sont la même : le prix de la pose. Ce n'est pas une erreur de personne, c'est une ligne qui manque au mur. Sans le cahier, on aurait grondé 4 fois.
La reprise silencieuse
Quand le fondateur reprend une ligne, c'est écrit à la question 4, avec la date. Quand il la rend à nouveau, c'est écrit aussi. Le cahier raconte combien de fois il a repris la même ligne. Au bout de 3 fois, ça se voit, et ça se discute. Le mécanisme de la reprise est détaillé dans la rechute du jour 30.
La série Remplaçables filme ce cahier pendant 5 jours, puis 90 : la première page au jour 1 et la 13e au jour 90, avec les ratures. Si vous voulez voir le vôtre se remplir, vous pouvez candidater.
Ce soir, achetez le cahier
Un cahier à grands carreaux, 96 pages, et un stylo. Écrivez « Décisions » sur la couverture, et la date d'aujourd'hui en première page. Rien d'autre. Demain, vous le donnez à la personne qui tiendra le stylo, en disant : « C'est à toi. Je n'écris dedans que pour signer "je couvre". » Le premier vendredi, elle écrira la première page. Vous ne la relirez pas par-dessus son épaule.
