Réunion hebdomadaire PME : 20 minutes, 5 questions, le vendredi
Vos réunions durent 1 h 30, finissent sans décision, et tout le monde regarde son téléphone à partir de la 40e minute. Ou bien vous n'en faites plus du tout, parce que « on se parle dans la journée ». La méthode impose une seule réunion : le vendredi, 20 minutes, 5 questions toujours dans le même ordre. Voici le déroulé minute par minute, qui prend la parole, ce qu'on interdit, et ce qui se passe quand on saute une semaine.
Pourquoi le vendredi, pourquoi 20 minutes
Le lundi, on a oublié ce qui s'est passé la semaine d'avant et on est déjà dans l'urgence du jour. Le vendredi, la semaine est finie, les chiffres sont là, et personne n'a envie de rester : c'est la meilleure garantie de brièveté. 20 minutes, parce qu'au-delà, on commence à résoudre des problèmes en groupe, et c'est le travail des feuilles de permission, pas de la réunion.
La réunion a lieu debout si possible, au même endroit, à la même heure, pendant 90 jours au moins. Elle se tient même si vous êtes absent. Surtout si vous êtes absent.
Les 5 questions, dans cet ordre
- La paie du 28. Est-ce qu'elle est couverte avec l'argent qu'on a aujourd'hui ? Oui ou non. Détail dans l'article sur la question de la paie.
- Le compteur. Combien de lignes sont passées par le fondateur cette semaine ? On relit la liste, on compte, on écrit le chiffre au mur.
- L'erreur de la semaine. Qui s'est trompé, sur quoi, et qu'est-ce qu'on en garde ? Celui qui s'est trompé la raconte lui-même. Le fondateur dit « je couvre » et rien d'autre.
- La reprise. Est-ce que le fondateur a repris une ligne qu'il avait rendue ? Il répond lui-même, honnêtement, et on écrit la date sur la feuille concernée.
- La ligne suivante. Quelle ligne on rend la semaine prochaine, à qui, avec quel seuil ? Voir la ligne suivante.
Qui parle, qui écrit
La personne qui tient le stylo
C'est la même qu'au jour 1. Elle pose les 5 questions, dans l'ordre, et elle écrit les réponses dans le cahier des décisions. Elle a le droit de couper le fondateur. C'est écrit nulle part, mais tout le monde le sait.
Le fondateur
Il répond à la question 4. Il dit « je couvre » à la question 3. Il peut proposer une ligne à la question 5, mais c'est l'équipe qui choisit. Pour le reste, il écoute. Les premières semaines, c'est insupportable. Puis ça devient le moment le plus utile de sa semaine.
Chacun des autres
Répond quand la question le concerne. Personne n'est obligé de parler. Personne n'a le droit de parler d'autre chose.
Les 4 interdits
- Pas d'ordre du jour ajouté. 5 questions, pas 6. Si quelque chose d'important arrive, ça se traite après, entre les personnes concernées.
- Pas de téléphone. Pas d'ordinateur. Le cahier et un stylo.
- Pas de « on verra ». Chaque question a une réponse écrite, même « on ne sait pas ».
- Pas de réunion annulée. Décalée d'1 heure, à la limite. Jamais sautée. Une semaine sans réunion, et le compteur remonte sans que personne ne le voie.
Ce que ça produit en 90 jours
13 réunions. 13 chiffres au mur. 13 erreurs racontées sans punition. 13 lignes rendues, ou tentées. Et un cahier qui dit, semaine après semaine, ce qui a été décidé et par qui. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : chaque vendredi, 20 minutes, et ce qui se dit quand le fondateur doit répondre à la question 4. Si vos réunions ne ressemblent pas à ça, vous pouvez candidater.
Une précision : si vous êtes absent le vendredi, la réunion a lieu quand même, et la question 4 reçoit la réponse de l'équipe à votre place. Vous découvrirez lundi, dans le cahier, ce qu'ils ont écrit.
Ce soir, fixez l'heure
Choisissez l'heure du vendredi. Pas 17 h, tout le monde est parti. Disons 11 h 40, juste avant la pause. Écrivez-la sur une feuille, avec les 5 questions dans l'ordre, et posez-la demain matin à côté de la pointeuse. Puis prenez un cahier vierge, écrivez « Décisions » sur la couverture, et confiez-le à la personne qui a tenu le stylo au jour 1. Elle saura quoi en faire : le cahier des décisions.
