Combien d'argent dehors ? Calculer votre encours clients en 5 minutes

Un chiffre que vous devriez savoir de mémoire

Le fondateur connaît son chiffre d'affaires du mois. Il connaît parfois sa marge. Il ne connaît presque jamais son encours clients : le total des factures émises et pas encore payées, échues ou non. C'est pourtant le chiffre qui dit si votre entreprise finance ses clients, et de combien.

Disons une boîte de 10 qui facture 70 000 € par mois et a 120 000 € dehors. Elle prête près de 2 mois de travail à ses clients, en permanence. Si elle a 30 000 € de découvert, le lien est fait : le découvert, c'est une partie de cet encours.

Le calcul, en 5 minutes

Étape 1 : la liste

Dans votre logiciel de facturation, filtrez les factures émises et non réglées. Toutes, y compris celles dont l'échéance n'est pas encore passée. Si vous n'avez pas de logiciel, le tableau des factures envoyées fait l'affaire.

Étape 2 : le total, en 3 lignes

• Non échu : l'échéance n'est pas passée. C'est de l'argent attendu, normal.
• Échu de moins de 30 jours : le retard commence. C'est l'argent de la relance de J+5 et J+15.
• Échu de plus de 30 jours : c'est l'argent oublié. Celui-là est le problème.

Étape 3 : la comparaison

Mettez le total échu à côté de votre découvert. Si l'échu est plus grand, vous n'avez pas un problème de banque. Vous avez un problème de relance, et il se règle gratuitement, à partir de ce soir, avec le modèle de relance en 3 messages.

Ce que ce chiffre vous dit encore

Rapportez l'encours à votre facturation mensuelle : vous obtenez, à peu près, le nombre de mois de travail que vous avancez à vos clients. Si c'est plus de 2 mois alors que vos factures disent 30 jours, l'écart est la somme de trois choses : la facture envoyée tard, le délai non tenu, la relance absente. Chacune a son article : facturer plus vite, le délai de paiement, la relance.

Et regardez la part des 3 plus gros clients dans le total. Souvent, ils portent la moitié de l'encours. Ce sont ceux dont le fondateur s'occupe lui-même, c'est l'une de ses 7 lignes. Les autres, quelqu'un d'autre peut les relancer.

Le tenir à jour : chaque vendredi

Un encours calculé une fois est une photo. Calculé chaque vendredi, c'est un film : vous voyez s'il monte ou s'il descend, et vous savez si les relances de la semaine ont servi. La page qui donne ce chiffre en une seconde a un nom, la balance âgée, expliquée dans balance âgée, c'est quoi. 20 minutes le vendredi, pas plus. Et pas forcément par vous : quelqu'un dans l'équipe peut sortir le chiffre et vous le lire.

Si l'encours échu reste élevé malgré 3 relances à dates fixes, la suite (pénalités, mise en demeure, procédures) n'est plus votre métier : c'est un professionnel (avocat, expert-comptable, huissier) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.

Le chiffre qui déclenche

Dans la série Remplaçables, le J2 commence par ce calcul : l'équipe sort l'encours, le lit à voix haute, le compare au découvert. Souvent, c'est la première fois que quelqu'un d'autre que le fondateur voit ce chiffre. Et c'est le moment où les relances deviennent possibles, parce qu'elles deviennent nécessaires pour tout le monde. C'est ce que la série filme pendant 5 jours, puis 90. Plus de 20 000 € dehors depuis plus de 2 mois, c'est l'un des 3 signes pour candidater.

Ce soir : les 3 lignes

Non échu, échu de moins de 30 jours, échu de plus de 30 jours. Trois totaux sur une feuille, sous le solde du compte. Vous avez votre encours, et vous savez où est l'argent. Demain matin, lisez les 3 chiffres à l'équipe, sans commentaire. Puis demandez : « Qui relance la 3e ligne cette semaine ? » Vous venez de nommer et de chiffrer. Il reste 4 gestes, et le premier commence par un prénom.