Combien coûte une décision qui attend ? Chiffrer, le 2e geste de la méthode
Vous savez que tout passe par vous. Vous ne savez pas ce que ça coûte. Alors ça reste une habitude, pas un problème. Le 2e geste de la méthode, chiffrer, met un nombre à côté de chaque ligne nommée au jour 1 : combien de fois par semaine, combien de jours d'attente, combien d'euros dehors. Ce geste se fait le jour 2, le jour de l'argent. Voici les 3 chiffres qu'on cherche, comment les trouver sans tableur, et pourquoi ce jour-là on relance aussi des factures le soir même.
Le jour 2 est le jour de l'argent
Nommer, c'était le jour 1. Chiffrer, c'est le jour 2. Pas par hasard : dans une entreprise de 5 à 30 personnes qui va mal, l'argent qui manque est presque toujours dehors, chez des clients qui n'ont pas payé, et personne ne les relance parce que « c'est le patron qui gère la relation ». Une ligne de plus au compteur, et la plus chère de toutes.
Le jour 2 commence donc par la balance âgée : la liste des factures émises, par client, avec le retard de chacune. Disons 40 000 € dehors, dont la moitié depuis plus de 2 mois. Ce chiffre-là, on le lit à voix haute aussi.
Les 3 chiffres à mettre sur chaque ligne
La fréquence : combien de fois par semaine
Pour chaque ligne de la liste, combien de fois elle s'est présentée la semaine dernière. L'équipe le sait, vous non. « Les devis ? » « 11 fois. » Vous auriez dit 4.
L'attente : combien de jours avant votre oui
Entre le moment où la chose est prête et le moment où vous dites oui. Pour les devis, disons 3 jours en moyenne, 8 quand vous êtes en déplacement. Multiplié par 11 devis par semaine, ça fait un client qui attend quelque part en permanence.
L'argent : ce que ça immobilise
Pas toujours calculable. Pour les devis, c'est le montant des devis en attente de signature chez vous. Pour les relances, c'est la balance âgée. Pour les congés, c'est 0 €, et c'est une information aussi : une ligne qui ne coûte rien et qui attend quand même est une ligne qu'on rend jeudi sans discuter.
Ce qu'on fait le soir même du jour 2
- On relance. Ce soir. Pas lundi. Les factures de plus de 30 jours reçoivent un message simple, poli, sans menace, envoyé par la personne qui va prendre la ligne des relances, pas par vous.
- On fixe les 2 rappels suivants : J+5 et J+15. Écrits, datés, sur la feuille de relance.
- On note le chiffre du jour : combien dehors, combien depuis plus de 2 mois. Il sera recompté vendredi, puis chaque vendredi.
- On ne discute pas encore de qui a le droit. C'est demain, au jour 3, avec le 3e geste.
Pourquoi chiffrer avant de donner le droit
Parce que les chiffres choisissent pour vous. Une fois que « les devis » porte le chiffre « 11 par semaine, 3 jours d'attente, disons 25 000 € en suspens », vous ne pouvez plus dire que c'est un détail. Et une fois que « les congés » porte « 2 par mois, 6 jours d'attente, 0 € », vous ne pouvez plus justifier de la garder. Chiffrer rend le jour 3 presque automatique : les lignes se classent toutes seules, selon les 3 critères décrits dans le choix du goulot n° 1.
Et parce que les chiffres protègent l'équipe. Quand quelqu'un prend une ligne, il sait ce qu'elle pèse. Il ne découvre pas en semaine 2 qu'il a signé pour 11 décisions par semaine.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le jour 2, la balance âgée lue à voix haute, et les relances envoyées à 19 h. Si votre balance âgée vous fait peur, vous pouvez candidater.
Ce soir, un seul chiffre
Sortez la liste des factures non payées. Additionnez celles de plus de 2 mois. Écrivez le total sur un papier, en chiffres. Ne relancez pas encore, vous le ferez avec l'équipe au jour 2. Mais regardez ce chiffre 1 minute. C'est de l'argent qui est à vous, qui est dehors, et que personne ne va chercher parce que c'est une ligne de votre compteur. Demain, elle n'y sera plus.
