Facturer plus vite : la facture doit partir le jour de la livraison

Les jours perdus avant la première relance

Un délai de paiement court à partir de la date de facture. Pas de la livraison. Chaque jour entre les deux est un jour où le client a le travail et pas la facture, donc aucune raison de payer. Disons 15 factures par mois, disons 20 jours de décalage moyen entre livraison et facturation : c'est comme si tous vos clients payaient 20 jours en retard, avant même qu'un seul le soit.

Et ce retard-là, aucune relance ne le rattrape. Il est perdu à la source.

Pourquoi la facture part en fin de mois

• Parce que c'est le fondateur qui facture, et qu'il « regroupe » pour gagner du temps.
• Parce que les informations manquent : heures passées, matériaux, bon de livraison signé.
• Parce que « l'expert-comptable fait ça le 30 », alors que l'expert-comptable n'a jamais demandé ça.
• Parce que personne n'a dit que c'était un problème.

Aucune de ces raisons n'est une raison de trésorerie. Ce sont des habitudes, et des lignes qui passent par une seule personne.

Comment facturer le jour même

Le devis fait la facture

Si le devis est précis, la facture est le devis avec une date et un numéro. Le travail de rédaction a déjà été fait. Un devis flou, lui, oblige à tout réécrire, donc à attendre. Nous traitons la question en amont dans devis non signé : comment relancer.

La livraison déclenche

Le signal n'est pas « c'est la fin du mois ». Le signal est « c'est livré » : bon signé, chantier terminé, prestation rendue. Celui qui livre le dit le jour même à celui qui facture. Un message, une ligne.

Quelqu'un d'autre que vous

Un prénom de l'équipe prépare la facture à partir du devis et de la livraison. Vous pouvez garder la validation au-dessus d'un seuil, c'est l'une des 7 lignes que le fondateur garde. En dessous, ça part sans vous. Une machine peut préparer le brouillon à partir du devis, la nuit ; la personne vérifie, envoie. Jamais la machine avant la permission.

Ce que ça change, concrètement

Le délai réel entre le travail et l'argent se raccourcit d'autant de jours que vous en perdiez. Votre trésorerie à 13 semaines devient lisible, parce que chaque facture a une date d'échéance connue dès la livraison. Les relances tombent plus tôt, donc sur des clients qui se souviennent encore du travail. Et le client reçoit la facture quand il est content du résultat, pas 4 semaines après, quand il a oublié.

Il y a un effet secondaire : vous découvrez les livraisons que personne n'a notées. Le travail fait, jamais facturé. Dans une boîte de 12, ce n'est pas rare, et personne ne le voit tant que la facture est « en fin de mois ».

La facture est une ligne, pas un soir

Facturer en fin de mois, le soir, est l'un des gestes les plus répandus chez le fondateur d'une entreprise de 5 à 30 personnes. Il le fait parce qu'il l'a toujours fait, et parce que c'est « son » argent. Résultat : la facturation dépend de ses soirées, donc de sa fatigue. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : au J1, l'équipe réunie sans lui liste ce qui attend qu'il valide, et la facture y est presque toujours. Au J3, un prénom reçoit le droit de la faire partir. Si chez vous la facture attend le 30, vous pouvez candidater.

Ce soir : la liste du livré non facturé

Prenez vos livraisons, chantiers ou prestations terminés depuis le 1er du mois. Cochez celles qui ont une facture. Le reste, c'est du travail fait pour lequel vous n'avez encore rien demandé. Faites le total. Demain matin, ces factures partent, toutes, avant 10 h. Et vous décidez d'une chose : à partir de la prochaine livraison, le signal n'est plus la fin du mois. C'est le jour même. Pour voir ce que ça change, lisez aussi délai de paiement à 30 jours : comment le faire respecter.