Délai de paiement à 30 jours : comment le faire respecter sans se fâcher

Un délai écrit n'est pas un délai tenu

Écrire « paiement à 30 jours » sur une facture est nécessaire. Ce n'est pas suffisant. Un client paie à la date où il sent que quelqu'un regarde. Si personne ne regarde, il paie quand sa comptabilité y arrive, c'est-à-dire tard. Ce n'est pas de la malhonnêteté : c'est de la gestion de file d'attente. Vous passez devant si vous vous manifestez.

Il existe par ailleurs un cadre légal sur les délais de paiement entre professionnels, avec des plafonds et des pénalités en cas de retard. Ce cadre existe, il est précis, et c'est votre expert-comptable qui vous dira ce qu'il impose à vos factures et à vos conditions de vente. Ici, on parle de ce qui fait tenir le délai au quotidien.

Le délai se décide avant la facture

Sur le devis

Le délai doit figurer sur le devis, pas seulement sur la facture. Un client qui signe un devis avec « paiement à 30 jours fin de prestation » a accepté la règle avant que vous ayez commencé. Sur la facture seule, il la découvre quand il a déjà obtenu ce qu'il voulait.

Dans la conversation

Une phrase, au moment du devis : « Nos factures sont payables à 30 jours ; si votre service comptable a un circuit particulier, dites-le-moi maintenant pour qu'on s'organise. » Vous ouvrez la question une fois, au bon moment, et vous découvrez les circuits de validation avant qu'ils vous coûtent 1 mois.

À la livraison

Le délai court à partir de la facture. Une facture émise 3 semaines après la livraison, c'est 3 semaines perdues avant même le premier jour du délai. L'article facturer plus vite traite de ce point, le plus simple et le moins fait.

Ce qui fait tenir le délai : 3 dates et un prénom

• J+5 après l'échéance : un message de vérification. Court, neutre, la facture jointe.
• J+15 : une relance écrite qui demande une date de règlement.
• J+30 : un appel, puis un message qui confirme ce qui a été dit.
• Un prénom dans l'équipe qui a le droit d'envoyer les 3 sans vous demander.

Avec ces 4 éléments, le délai de paiement réel se rapproche du délai écrit, parce que le client sait, dès le 5e jour, que quelqu'un regarde. Sans eux, 30 jours est un souhait. Les formulations sont dans le modèle de relance en 3 messages.

Les clients qui ne tiendront jamais 30 jours

Certains clients, souvent les plus gros, ont des circuits de paiement qui ne descendront pas sous 45 ou 60 jours, quoi que vous écriviez. Deux attitudes possibles : le savoir et l'intégrer dans votre trésorerie, ou négocier un acompte à la commande qui compense. Ce qu'il ne faut pas faire : écrire 30 jours, subir 60, et s'en étonner chaque mois. Les 3 plus gros clients font partie des 7 lignes que le fondateur garde ; c'est à lui de poser la question du délai, une fois, en face.

Ce que le délai raconte de votre entreprise

Un délai écrit à 30 et tenu à 60 raconte une entreprise où la relance attend le fondateur, où la facture part quand il a le temps, où le devis ne parle pas d'argent. Ce n'est pas un problème de clients. C'est un problème de lignes qui passent par une seule personne. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : au J2, la balance âgée est sortie et les relances partent le soir ; au J3, une feuille donne le droit à un prénom de les envoyer. Si vous avez plus de 20 000 € dehors depuis plus de 2 mois, c'est l'un des 3 signes pour candidater.

Ce soir : votre vrai délai

Prenez vos 10 dernières factures encaissées. Pour chacune, comptez les jours entre la date de facture et la date d'encaissement. Faites la moyenne. C'est votre vrai délai de paiement, celui que votre banque connaît. Comparez-le à ce qui est écrit en bas de vos factures. L'écart, en jours, c'est le travail des 3 relances. Et il commence lundi, à J+5, pour la première facture échue.