Par quoi commencer à déléguer ? Choisir le goulot n° 1 en 3 critères
Vous avez la liste. Disons 23 lignes qui attendent votre oui. Et maintenant ? L'erreur classique est de tout rendre d'un coup : au bout de 2 semaines, tout est revenu. La méthode choisit une seule ligne, le goulot n° 1, avec 3 critères simples qu'on multiplie entre eux : la fréquence, la détestation, le risque. Voici comment faire ce choix en 20 minutes, devant l'équipe, sans tableur, et pourquoi la bonne ligne n'est presque jamais celle que vous aviez en tête.
Une ligne à la fois, pas 23
Quand on découvre que 23 choses passent par soi, on a envie de tout lâcher le même jour. C'est le moyen le plus sûr de tout reprendre le mois suivant. L'équipe n'a pas la place pour absorber 23 nouveautés, et vous n'avez pas les nerfs pour 23 erreurs possibles en même temps.
La méthode rend une ligne au jour 3, puis une autre chaque vendredi si la précédente tient. Donc la première compte double : elle donne le ton. Si elle réussit, les suivantes seront faciles. Si elle échoue, tout le monde conclura que « ça ne marche pas chez nous ».
Les 3 critères, notés de 1 à 3
Pour chaque ligne de la liste du jour 1, vous attribuez 3 notes, de 1 à 3. Pas de 1 à 10 : trop fin, on discute une heure. Puis vous multipliez les 3 notes. Le produit va de 1 à 27. La ligne qui a le produit le plus haut, c'est le goulot n° 1.
Fréquence : combien de fois par semaine ça attend
1 : moins d'1 fois par semaine. 2 : plusieurs fois par semaine. 3 : tous les jours. Une ligne qui attend tous les jours use tout le monde, même si elle paraît petite.
Détestation : à quel point vous détestez le faire
1 : ça ne vous dérange pas. 2 : vous repoussez. 3 : vous le faites le dimanche soir en soupirant. Ce critère surprend. Il est là parce qu'une tâche détestée est une tâche mal faite, en retard, et qu'elle sera la plus facile à lâcher pour de bon. Vous ne la reprendrez pas par plaisir.
Risque : ce que coûte une erreur
Attention, celui-là se compte à l'envers. 3 : une erreur ne coûte presque rien. 2 : une erreur coûte, mais se rattrape. 1 : une erreur met la paie du 28 en danger. On commence par ce qui ne peut pas faire mal. Les lignes à risque 1 attendront le jour 60.
Un exemple, pour voir le calcul tourner
Disons une boîte de 9 personnes. Trois lignes se disputent la première place :
- « Valider les devis » : fréquence 3, détestation 1, risque 2. Produit : 6.
- « Répondre aux avis clients en ligne » : fréquence 2, détestation 3, risque 3. Produit : 18.
- « Choisir les horaires de la semaine » : fréquence 1, détestation 3, risque 3. Produit : 9.
Le fondateur voulait commencer par les devis, parce que « c'est ça qui compte ». La méthode dit : les avis clients. C'est quotidien, il déteste, et une réponse maladroite se corrige en 1 ligne. Dans 1 semaine, la ligne aura tourné 7 fois sans lui. Il saura que ça marche. Alors il passera aux devis, qui ont leur propre difficulté, celle du seuil de décision.
Faire le calcul devant l'équipe
Vous ne notez pas seul. Vous lisez chaque ligne, vous proposez vos 3 notes, et l'équipe corrige. Surtout sur la fréquence : vous la sous-estimez toujours. « Les devis, c'est 2 fois par semaine. » « Non, c'est tous les jours, tu ne les vois pas tous. » Les bâtons tracés pendant la réunion du jour 1 servent ici. Si vous ne les avez pas, relisez comment noter la liste.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le jour 3, les notes qu'on discute, et la ligne qu'on choisit, qui n'est presque jamais celle du fondateur. Si votre liste est prête, vous pouvez candidater.
Ce soir, 3 notes sur 3 lignes
Ne faites pas les 23. Prenez les 3 lignes que vous croyez les plus importantes. Notez-les sur les 3 critères, multipliez. Puis prenez les 3 lignes que vous trouvez les plus bêtes. Notez-les aussi. Il y a de fortes chances qu'une ligne « bête » gagne. C'est elle que vous rendrez jeudi, avec une feuille de permission écrite selon le modèle en 12 mots.
