Pénalités de retard sur facture : c'est quoi, et faut-il les appliquer ?

Définition générale

Entre professionnels, lorsqu'une facture n'est pas payée à l'échéance, des pénalités de retard sont prévues : une somme qui s'ajoute au montant dû, calculée en fonction du retard, selon un taux. Le droit encadre leur existence, un taux minimal, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement qui vient s'ajouter. Leur mention sur les factures et dans les conditions de vente est en principe obligatoire entre professionnels.

Voilà le cadre général. Le taux exact à écrire, le montant de l'indemnité, les cas particuliers de votre activité ou de vos clients, la façon de les réclamer : c'est votre expert-comptable, ou un avocat, qui vous le dira pour votre situation. Ne copiez pas la mention d'un fournisseur sans la faire vérifier.

Ce que ça change sur vos documents

• Sur le devis : les conditions de paiement, dont le délai et la mention des pénalités, pour que le client les ait acceptées avant le début.
• Sur la facture : la mention des pénalités de retard et de l'indemnité de recouvrement, avec le taux applicable.
• Dans vos conditions générales de vente, si vous en avez : la même chose, en cohérence.

Si vos factures ne portent aucune mention, vous êtes probablement en défaut sur une obligation, et vous vous privez d'un outil. Les deux se corrigent à la prochaine facture, après vérification. Le délai lui-même est traité dans délai de paiement à 30 jours.

Faut-il les appliquer ?

Ce que font la plupart des fondateurs

Ils les écrivent, parce qu'il faut, et ne les réclament jamais, par peur de la relation. La mention devient décorative. Le client le sait, et paie quand il veut.

Ce que vous pouvez faire

Les mentionner dans la relance de J+30, après l'appel : « Je vous rappelle que, conformément à nos conditions, des pénalités de retard sont applicables à compter de l'échéance. » Vous ne les facturez pas forcément. Vous rappelez qu'elles existent. Pour beaucoup de clients, c'est suffisant.

Ce qui relève d'un professionnel

Les facturer réellement, les calculer, les réclamer dans une mise en demeure, les faire valoir dans une procédure : chaque étape a des conditions. C'est un avocat ou un expert-comptable qui vous dira si et comment le faire dans votre cas. La question de combien de relances avant la mise en demeure est traitée séparément.

La vraie question n'est pas celle-là

Un fondateur qui se demande s'il doit appliquer des pénalités a souvent, disons, 40 000 € de factures en retard qui n'ont jamais reçu une seule relance. Les pénalités sont le dernier étage. Le premier, c'est un message à J+5. Le deuxième, une relance à J+15. Le troisième, un appel à J+30. Sans ces trois marches, les pénalités sont une menace en l'air, et le client le sent.

La relance à dates fixes rapporte plus que n'importe quelle pénalité, parce qu'elle fait rentrer le principal. Et elle ne demande ni avocat ni calcul : un prénom dans l'équipe, 3 modèles, une liste le vendredi. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : au J2, la balance âgée est sortie et les relances partent le soir même, sans un mot de pénalité. Si chez vous la mention est en bas de la facture et nulle part ailleurs, vous pouvez candidater.

Ce soir : regardez le bas de votre facture

Ouvrez votre dernière facture. Lisez les mentions en bas. Y a-t-il un délai de paiement, une mention de pénalités de retard, d'indemnité de recouvrement ? Si non, notez-le pour votre expert-comptable, demain. Si oui, posez-vous la question honnête : combien de fois les avez-vous rappelées à un client en retard ? Si la réponse est zéro, le problème n'est pas la mention. C'est la relance, et elle commence lundi, à J+5, avec le modèle en 3 messages.