Devis trop longs à faire : comment chiffrer en 48 heures, pas en 10 jours
Chaque devis vous prend une soirée. Vous mesurez, vous cherchez les prix fournisseurs, vous recommencez le tableau de la dernière fois. Pendant ce temps, le client attend, et les autres devis s'empilent. Vous êtes le seul à savoir chiffrer, donc tout dépend de votre fatigue. Cet article explique pourquoi vos devis sont trop longs à faire, donne une grille pour diviser le temps par deux, et montre comment confier les petits devis à l'équipe sans perdre le contrôle des prix.
Le soir des devis
Disons 6 devis à faire cette semaine. Chacun prend 2 heures, parce que chacun repart de zéro : les prix fournisseurs à vérifier, les quantités à recalculer, le modèle à remettre en forme, les conditions à réécrire. 12 heures, le soir et le week-end, pour un travail que personne ne paie et que vous êtes seul à pouvoir faire. Et un devis envoyé 10 jours après la demande, quand le client en a reçu deux autres.
Le devis trop long n'est pas un problème de compétence. C'est un problème de répétition : vous refaites chaque fois ce qui pourrait être fait une fois.
Pourquoi ça prend si longtemps
- Pas de grille. Chaque chantier est chiffré comme s'il était le premier.
- Pas de bibliothèque. Les prix fournisseurs, les temps de pose, les textes de conditions sont dans votre tête ou dans 40 anciens devis.
- Pas de tri. Vous chiffrez tout, y compris les demandes qui ne signeront jamais.
- Personne d'autre. Les petits devis attendent votre soirée au même titre que les gros.
La grille en 3 niveaux
Niveau 1 : le prix à la ligne
Pour chaque prestation que vous faites plus de 3 fois par an, un prix unitaire écrit, fournitures et main d'œuvre comprises, revu une fois par trimestre. Disons 30 lignes. Un devis courant devient une addition de lignes, pas une création.
Niveau 2 : les devis types
Vos 5 chantiers les plus fréquents, chiffrés une fois, avec les variantes. Le client appelle, on ouvre le devis type, on ajuste 3 quantités, on envoie dans la journée.
Niveau 3 : le vrai sur-mesure
Celui qui mérite vos 2 heures. Il devrait représenter disons 1 devis sur 5. C'est le seul qui vous attend le soir, et c'est le seul qui le mérite.
Confier les niveaux 1 et 2 sans perdre les prix
Le prix reste votre ligne : c'est l'une des 7 qu'un fondateur ne lâche jamais. Mais fixer le prix et assembler le devis sont deux gestes différents. Vous fixez la grille. Quelqu'un de l'équipe assemble. Sur la feuille A4 : « Devis de niveau 1 et 2 jusqu'à 3 000 € — Inès — envoi sans validation — si tu te trompes, je couvre. » 2 signatures, affichée. Au-dessus du seuil, elle prépare, vous relisez.
Ensuite, et seulement ensuite, une machine peut préparer le brouillon la nuit à partir de la demande du client et de la grille. Inès vérifie le matin, envoie avant midi. Jamais une machine avant la permission : sinon le brouillon attend votre validation comme avant, en plus vite. Le délai passe de 10 jours à 48 heures, et c'est ce délai qui fait signer quand il y a trop de devis et pas assez de signatures.
Trier avant de chiffrer
Trois questions au téléphone, par la personne qui décroche : « Pour quand ? Quel budget en tête ? Qui décide ? » Trois « je ne sais pas », et on envoie une fourchette, pas un devis. Vous économisez les 2 heures sur ceux qui n'auraient jamais signé. Et vous pouvez même envisager de faire payer les devis les plus lourds.
C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le J3 où l'on écrit qui a le droit de chiffrer quoi, le J4 où une machine prend le brouillon, et le troisième signe pour candidater, celui qui dit tout : malade une semaine, personne ne sait qui fait les devis. Vous pouvez candidater.
Ce soir, 10 lignes
Ouvrez vos 5 derniers devis. Repérez les lignes qui reviennent dans au moins 3 d'entre eux. Écrivez-les, avec leur prix, sur une feuille. Vous avez 10 lignes ? C'est le début de la grille. Demain, Inès, ou qui vous voulez, assemble le premier devis courant avec. Vous relisez. Vous ne recalculez pas.
