Documenter son entreprise avant de la transmettre, sans écrire un manuel
On vous a dit qu'il fallait « tout documenter » avant de transmettre. Vous imaginez un classeur de 200 pages que personne ne lira. Ce n'est pas ça. Ce qu'un repreneur, un enfant ou un salarié a besoin de trouver, c'est ce qui n'existe que dans votre tête : les prix, les clients, les fournisseurs, les gestes qui font que ça tient. Cet article dit comment documenter son entreprise avant de la transmettre, 1 page à la fois, sans écrire de manuel.
Pas un manuel, une tête qui se vide
Le mot « documenter » fait peur, et il a raison de faire peur si on l'entend comme « rédiger le manuel de l'entreprise ». Personne ne le lira. L'équipe sait travailler. Ce qu'elle ne sait pas, c'est ce que vous savez sans l'avoir jamais dit. Pourquoi ce client a ce prix. Pourquoi on ne livre jamais le jeudi chez celui-là. Pourquoi ce fournisseur et pas l'autre. Comment on chiffre un chantier qui ne ressemble à rien.
Documenter son entreprise avant de la transmettre, c'est faire sortir ces choses de votre tête, 1 page par sujet, dans l'ordre où elles casseraient si vous partiez demain. Ce n'est pas un travail d'écriture. C'est un travail de permission : une fois écrit, quelqu'un d'autre a le droit de s'en servir.
Ce qui doit sortir, dans l'ordre
Les prix
Pas un tarif, vous en avez déjà un. La façon de chiffrer : comment vous partez de la matière, du temps, de la marge, et ce qui vous fait monter ou baisser. Prenez vos 10 derniers devis et écrivez, pour chacun, en 3 lignes, pourquoi ce prix. Cette page vaut plus que n'importe quel barème.
Les clients
Pour chacun des 3 plus gros, et pour les 10 suivants : qui est l'interlocuteur, ce qu'il attend, ce qu'il ne supporte pas, ce qu'on lui a promis un jour et qu'on tient encore. Une page par client, pas plus.
Les fournisseurs
Qui, pour quoi, à quelles conditions, et pourquoi lui. Les 2 ou 3 qu'on a quittés et la raison. Les arrangements oraux, surtout : le délai de paiement qu'on vous accorde parce qu'on se connaît depuis 15 ans.
L'argent
Comment vous regardez la trésorerie : quand, quoi, dans quel ordre. Ce qu'on paie en premier le 28 si tout ne peut pas passer. Qui est le banquier, ce qu'il sait, ce qu'il attend. Le tableau à 13 semaines, s'il existe. S'il n'existe pas, c'est le moment.
La méthode : une page par vendredi
Ne bloquez pas un week-end pour « tout écrire ». Ça ne marche pas. Faites plutôt ceci : chaque vendredi, dans les 20 minutes de la réunion, l'équipe désigne une ligne de la carte des dépendances qui attend encore vous, et vous écrivez la page correspondante dans la semaine. Puis vous la donnez, avec une feuille A4 : la tâche, un prénom, un montant max, « si tu te trompes, je couvre », 2 signatures, affichée.
- La page dit comment vous faites.
- La feuille dit qui a le droit de le faire.
- La machine, si la ligne est une corvée, le fait la nuit : relances, tri des mails, brouillons de devis. Jamais avant la feuille.
Une page sans feuille est un document mort. Une feuille sans page est une permission aveugle. Il faut les deux, et dans cet ordre : la page, puis la feuille, puis éventuellement la machine. C'est ce que la série Remplaçables filme à J3 et J4 de ses 5 jours, puis vérifie pendant 90. Vous pouvez candidater.
Les pièges
- Écrire pour un lecteur idéal. Écrivez pour la personne qui tiendra la ligne, avec son prénom en tête. Elle sait déjà le métier. Elle ne sait pas ce qui est dans votre tête.
- Écrire ce qui est déjà écrit. Le contrat, la facture type, la fiche produit existent. Ce qu'il faut, c'est le non-écrit : la raison, l'exception, l'arrangement.
- Attendre d'avoir fini. Une page donnée vaut plus que 20 pages en attente. Donnez au fil de l'eau.
- Garder les 7 lignes sans les écrire. Les prix, les 3 plus gros clients, embaucher et se séparer, signer au-dessus d'un seuil, la trésorerie à 13 semaines, le cap à 1 an, le dernier recours : vous les gardez, mais elles doivent être écrites aussi, pour le jour où vous ne serez pas là.
Ce que ça change pour la transmission
Un repreneur qui trouve 20 pages, une par sujet, écrites de votre main, et 20 feuilles signées au mur, achète une entreprise qui a déjà commencé à se passer de vous. Un enfant ou un salarié qui les reçoit une par une pendant des mois les connaît par cœur le jour de la signature. Pour tout ce qui doit figurer dans l'acte de cession lui-même : c'est un professionnel (avocat, expert-comptable) qui vous dira ce qui s'applique à votre cas.
Ce soir : le dernier devis
Prenez le dernier devis que vous avez signé. Écrivez en dessous, en 5 lignes, pourquoi ce prix. Ce que vous avez compté, ce que vous avez arrondi, ce qui vous a fait hésiter. C'est la première page. Demain, donnez-la à la personne qui fera les devis sous un certain montant, avec la feuille. Il en reste une par vendredi.
