Automatiser une tâche en petite entreprise : équiper, le 4e geste
On vous a dit d'automatiser. Vous avez essayé un outil, puis un deuxième, et vous passez vos soirées à les régler, en plus du reste. Le 4e geste de la méthode s'appelle équiper, et il a une règle absolue : jamais une machine avant une permission. On ne met une machine que sur une corvée dont quelqu'un a déjà le droit, par écrit. Voici ce qu'on équipe au jour 4, pour qui, et pourquoi la machine sert la personne qui a la feuille, pas le fondateur.
La règle : jamais une machine avant une permission
Si vous mettez une machine à relancer les factures alors que la ligne « relancer » est encore à vous, vous avez une machine qui travaille pour vous, et vous regardez ce qu'elle fait tous les soirs. Le compteur n'a pas bougé. Vous avez juste une corvée de plus : surveiller la machine.
Si la ligne a d'abord été rendue, par écrit, à un prénom, alors la machine travaille pour ce prénom. Il la règle, il la surveille, il décide quand elle a tort. Vous n'êtes plus dans la boucle. C'est pour ça que le jour 4 vient après le jour 3, et jamais avant. Le jour 3 est décrit dans le 3e geste, donner le droit.
Ce qu'on équipe au jour 4
Quatre corvées, pas plus. Celles qui reviennent tous les jours, que personne n'aime, et où une erreur de machine se voit tout de suite.
Les relances
Une machine qui envoie le rappel à J+5 et J+15 après l'échéance, la nuit, avec un texte que la personne qui a la permission a écrit et relu. Elle voit chaque matin ce qui est parti. Elle appelle elle-même les cas qui coincent.
Le tri des mails
Une machine qui range : devis, factures, fournisseurs, réclamations. Pas qui répond. Qui range, pour que la personne de chaque feuille trouve ce qui est à elle sans passer par la boîte du fondateur.
Les brouillons de devis
Une machine qui prépare un brouillon à partir de la demande du client et des prix du moment. La personne qui a la feuille des devis le lit, le corrige, l'envoie. Le brouillon fait gagner le temps de la page blanche. La décision reste à elle.
La trésorerie à 13 semaines
Une machine qui remplit les lignes « ce qui rentre » et « ce qui sort » à partir des factures. Le fondateur garde cette ligne-là, c'est l'une des 7, mais il ne la saisit plus à la main. Voir la trésorerie sur une page.
Ce qu'on n'équipe pas
- Rien qui touche aux 7 lignes de décision du fondateur, sauf pour préparer. Les prix, les 3 plus gros clients, embaucher : pas de machine qui décide.
- Rien qui parle à un client sans qu'un prénom l'ait relu. Un brouillon, oui. Un envoi automatique d'une réponse à une réclamation, non.
- Rien qui n'a pas de feuille au mur. Si la ligne est encore au fondateur, la machine attend.
- Rien qu'on ne peut pas éteindre en 1 minute. La personne qui a la feuille doit savoir où est le bouton.
Qui règle la machine
Pas vous. La personne qui a la feuille, avec de l'aide le jour 4, puis seule. Si la machine demande au fondateur de la régler chaque semaine, c'est une ligne de plus au compteur, déguisée. Le test est simple : pendant le test de 48 heures, la machine tourne-t-elle sans que vous y touchiez ? Si non, elle n'est pas à sa place.
Et quand elle se trompe, la machine, c'est la personne de la feuille qui le dit le vendredi, à la question de l'erreur. Le fondateur dit « je couvre », comme pour n'importe quelle erreur. C'est ce que la série Remplaçables filme pendant 5 jours, puis 90 : le jour 4, les machines qui prennent les corvées, et celle qu'on débranche en semaine 3 parce qu'elle relançait un client qui avait payé. Si vous avez des corvées à rendre, vous pouvez candidater.
Ce soir, une corvée et un prénom
Écrivez la corvée que vous faites le soir et qui vous use le plus. Relances, tri, brouillons. À côté, écrivez le prénom qui en a, ou qui en aura, la feuille. S'il n'y a pas de prénom, vous n'êtes pas prêt pour la machine : revenez au jour 3. S'il y en a un, c'est à lui que vous parlerez demain, pas à un catalogue d'outils. Le geste suivant, lâcher, est le 5e.
